Số hóa tài liệu thông minh là giải pháp tất yếu cho các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh tốc độ vận hành mà vẫn giảm thiểu được các loại chi phí. Vì những lý do cụ thể nào mà các doanh nghiệp ngày nay đều sốt sắng ứng dụng các phần mềm số hóa tài liệu? Có phải mọi doanh nghiệp đều cần số hóa tài liệu hay không? Cùng theo dõi những chia sẻ tại bài viết sau để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Xu hướng số hóa tài liệu thông minh đang nở rộ
Chuyển dịch công nghệ là cách duy nhất để doanh nghiệp phát triển giữa
vô vàn cạnh tranh gay gắt
Trước đây, tất cả các loại hồ sơ và tài liệu đều được viết tay trên giấy và lưu trữ theo cách thủ công. Điều này khiến cho quy trình làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp trở nên cồng kềnh mà vẫn phải chi trả một mức thù lao nhất định cho nhân sự đảm nhiệm những công việc đó.
Ngày nay, với việc chuyển đổi từ chữ viết tay thành dữ liệu kỹ thuật số, các doanh nghiệp đã rút ngắn được thời gian xử lý và lưu trữ thông tin. Thay vì thuê nhân sự xử lý dữ liệu, để cho trí tuệ nhân tạo đảm nhiệm đã trở thành một xu hướng hết sức hợp thời. Đây cũng được xem là bước chuyển mình tất yếu trong quá trình phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào.
Bởi vì thời gian sẽ tạo ra cơ hội, cơ hội sẽ tạo ra lợi nhuận, nên không có doanh nghiệp nào muốn để thời gian trôi qua lãng phí. Số hóa tài liệu chính là một bước tiến thông minh để doanh nghiệp giữ vững và tăng trưởng vị thế trên thị trường.
Tại sao nên số hóa tài liệu thông minh trong doanh nghiệp?
Số hóa dữ liệu là sự chuyển dịch cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp
Hãy so sánh những tính chất cơ bản giữa số hóa tài liệu và xử lý tài liệu truyền thống. Để thấy được việc chuyển dịch sang xử lý thông tin kỹ thuật số cấp thiết như thế nào cho các doanh nghiệp.
Đối với phương pháp cũ, khi mà lượng dữ liệu giấy ngày càng tăng cao, chắc hẳn cần phải có thêm nhân sự để quản lý chúng sao cho khoa học. Bởi chỉ cần một sai sót nhỏ thôi, quy trình truy xuất thông tin sẽ bị ngắt quãng, tốn quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Không quá lời khi nói doanh nghiệp có thể chịu thiệt hại to lớn chỉ bởi khâu quản lý dữ liệu không được khoa học và hiệu quả.
Tuy nhiên, với các phần mềm số hóa tài liệu thông minh, câu chuyện xử lý dữ liệu trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không cần phải thuê thêm nhân lực về quản lý công việc. Không gặp phải sai sót khi truy xuất dữ liệu vì trí tuệ nhân tạo AI luôn chính xác. Quy trình kiểm soát dữ liệu cũng không bị đứt quãng.
Nói chung, với giải pháp bóc tách hồ sơ, bóc tách tài liệu bằng công nghệ, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều ích lợi to lớn:
- Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí vận hành.
- Tăng cường được hiệu suất lưu trữ, bảo quản, truy xuất và chia sẻ các dữ liệu.
- Làm chủ được khối lượng dữ liệu khổng lồ, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao.
- Thúc đẩy hiệu suất công việc và tăng thế cạnh tranh trên thương trường.
Có thể nói, chuyển dịch công nghệ không hề là khái niệm mơ hồ. Mà chúng đã tạo ra những giá trị hết sức thực tiễn đối với các doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm số hóa tài liệu trong đa dạng ngành nghề
Không phải là khái niệm mơ hồ, số hóa tài liệu là giải pháp t
hực tế cho nhiều ngành nghề
Thực tế, bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần phải lưu trữ và xử lý dữ liệu. Mọi doanh nghiệp đều nên ứng dụng số hóa tài liệu thông minh vào quy trình vận hành để thấy được hiệu quả tuyệt vời mà công nghệ mang lại.
Hiện nay, số hóa tài liệu đã được ứng dụng phổ biến trong các ngành công nghiệp khắp thế giới. Đặc biệt là các ngành cần phải xử lý một trữ lượng dữ liệu khổng lồ như: Ngân hàng, Y tế, Giáo dục và Quản lý dân sinh. Và chắc chắn số hóa tài liệu thông minh sẽ không dừng lại ở đó. Sẽ đến lúc sự dịch chuyển công nghệ này thực sự trở thành điều tất yếu đối với mọi ngành nghề chứ không còn là khái niệm lý thuyết nữa.
Bởi vì mọi doanh nghiệp đều phát triển được nhờ khách hàng. Nếu như quản lý mạng lưới khách hàng không tốt thì khó có thể giữ được vị thế bền vững. Song song với đó, dữ liệu sản phẩm, dữ liệu đối tác cũng rất quan trọng. Trước sự cạnh tranh gay gắt và xu hướng phát triển đa hướng ngày nay, doanh nghiệp chỉ có thể tiến lên bằng cách nắm bắt cơ hội, chuyển dịch công nghệ ngay.
Số hóa tài liệu thông minh đã mang lại những lợi ích hết sức thực tế cho các doanh nghiệp. Không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành, loại công nghệ này đã giúp các doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều. Khi mà mọi dữ liệu đều được xử lý, sắp xếp và lưu trữ theo cách thông minh, bảo mật và an toàn nhất.