Tự động hóa trong quản lý nhân sự
RPA hay Tự động hóa quy trình là việc sử dụng công nghệ rô bốt của các doanh nghiệp để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại khác nhau. Trong hoạt động quản lý nhân sự RPA sẽ giúp tự động hoá các hoạt động hành chính và văn thư đơn giản.
Các quy trình hoạt động nhân sự có thể được đơn giản hóa bằng cách sử dụng RPA bao gồm quan hệ nhân viên, tuyển dụng và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, phúc lợi và bồi thường cũng như các hoạt động nhân sự chung.
Triển khai RPA sẽ giúp hoạt động quản lý nhân lực tiết kiệm đáng kể thời gian, cho phép phòng quản lý nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chất lượng hơn như phát triển nhân tài, giữ chân và thực thi chính sách. Từ đó ra tăng hiệu suất, kết quả làm việc trong phòng nhân sự.
Lợi ích của RPA trong hoạt động quản lý nhân sự
Tăng năng suất: RPA có thể làm thay các tác vụ đơn giản từ đó cho phép phòng nhân sự tập trung tối đa vào các hoạt động khác có giá trị cao như nhiệm vụ gắn kết và giữ chân nhân viên, đồng thời đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty, do đó tăng năng suất tổng thể.
Rủi ro thấp và dễ dàng tích hợp: RPA là một công nghệ không xâm lấn có rủi ro thấp, có thể dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện có, cho phép nhóm nhân sự tạo ra một nền tảng liên tục phát triển với các thuật toán và công cụ máy học mới.
Độ chính xác cao: khi thực hiện một việc lặp đi lặp lại gây ra cảm giác nhàm chán, phân tâm của nhân viên RPA cung cấp đầu ra chính xác và các quyết định nhanh chóng khi phân tích dữ liệu nhờ ưu thế tính toán của nó, vượt trội hơn nhiều so với các đối tác con người của nó.
Tính nhất quán: RPA thực hiện các hoạt động lặp đi lặp lại một cách liên tục, hiệu suất cao gần như không có sai sót xảy ra, loại bỏ sự thay đổi đầu ra trong thời hạn hoạt động.
Khả năng mở rộng: Chi phí cho mỗi nỗ lực của RPA thấp đáng kể khi được vận hành trên quy mô lớn và tăng hoặc giảm theo nhu cầu của hệ thống, dẫn đến không hoặc không lãng phí nỗ lực hoặc thời gian ngừng hoạt động cho toàn bộ hệ thống.
Nên tự động hoá những hoạt động nào trong phòng quản lý nhân sự
RPA chỉ có thể thay thể một số nhân viên trong một vài công việc mà phòng quản lý nhân sự phải đảm nhiệm. Dưới đây sẽ là một số hoạt động mà RPA có thể tự động hoá thay thế con người:
Sàng lọc sơ yếu lý lịch ứng viên
Sàng lọc CV ứng viên là một hoạt động tốn nhiều thời gian, trung bình tốn đến hơn 3 ngày để thực hiện được một quy trình tuyển dụng. Với RPA tự động hoá công việc này, các bot có thể thu thập thông tin đồng thời sàng lọc thông tin phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp. Bên cạnh đó nó còn có thể tự động so sánh thông tin ứng viên để lựa chọn ra những ứng viên tốt nhất. Hoạt động tự động hóa các nhiệm vụ sàng lọc và xác minh chất lượng giúp giảm thời gian và nỗ lực mà nhà tuyển dụng phải bỏ ra. Điều này cũng cải thiện chất lượng quá trình tuyển dụng bằng cách tìm kiếm các ứng viên phù hợp nhất cho vị trí việc làm.
Quản lý thư mời
Quản lý thư mời có nhiều mặt khác nhau gồm: tạo, gửi và theo dõi việc trả lại một số tài liệu nhất định cho những người mới tham gia và đảm bảo nội dung thư mời tuân thủ các quy định của công ty. Thật khó để kiểm tra dữ liệu dựa trên nhiều cơ sở dữ liệu cũng như các quy định theo cách thủ công vì mất nhiều thời gian hơn và rất dễ xảy ra sai sót
Thiết lập và giới thiệu nhân viên mới
Với việc triển khai RPA, các bot có thể tự động kích hoạt quy trình giới thiệu được xác định trước sau khi tài khoản người dùng mới (nhân viên mới) được tạo và cũng có thể gửi các tài liệu giới thiệu mặc định cho nhân viên mới. Điều này làm cho nhân viên mới tham gia công ty cảm thấy thoải mái ngay từ ngày đầu tiên và đảm bảo rằng họ được trang bị tốt về mặt kỹ thuật, giúp họ bắt đầu hoạt động ngay từ ngày đầu tiên. Điều này cũng đảm bảo quy trình từ đầu đến cuối được tổ chức hợp lý, có tổ chức và hiệu quả với phần trăm dữ liệu nhất quán và không có lỗi
Giới thiệu và đào tạo
Quá trình giới thiệu và đào tạo khi công ty thuê một nhân viên mới hoặc nhận một dự án mới. Bằng cách tự động hóa quy trình, bot được triển khai có thể kiểm tra trạng thái chứng chỉ của nhân viên so với yêu cầu đối với quy trình mới. Ngoài ra, RPA thông báo cho nhân viên về chứng nhận cần thiết
Đồng thời quản lý việc tuân thủ chứng chỉ của nhân viên dựa trên nhu cầu và lịch trình đào tạo. Điều này giúp giảm hơn ba ngày đào tạo cho mỗi nhân viên hàng năm, giảm khoảng 18% các cuộc gọi đến bộ phận trợ giúp liên quan và giảm 30% lỗi nhập dữ liệu.
Biên chế hàng tháng
Hầu hết quy trình tính lương đều dựa trên quy tắc và liên quan đến một số lượng lớn các nhiệm vụ nhập dữ liệu. Hệ thống nhân sự truyền thống gặp khó khăn do những thách thức về tiền lương bắt nguồn sâu xa từ khả năng hạn chế. Để tận dụng tiêu chuẩn hóa do quản lý tuân thủ, trả lương và bảo mật , dẫn đến dữ liệu không chính xác, gửi không chính xác và chậm trễ trong thanh toán. Vì vậy, có thể coi đây là một quy trình hoàn hảo để tự động hóa, tăng độ chính xác và giảm thiểu thời gian xử lý. Việc triển khai nền tảng RPA đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy tắc và quy định, do đó, nâng cao chất lượng và tính nhất quán của dịch vụ.
Quản lý dữ liệu nhân viên
Nhóm nhân sự chịu trách nhiệm xử lý nhân viên hiện tại, ứng viên, nhân viên cũ, nhân viên mới, bảng lương và tuân thủ cũng như các yêu cầu quy định. Hầu hết các nhiệm vụ này được thực hiện một cách thủ công, nên nó chiếm rất nhiều thời gian của phòng nhân sự. Khi việc quản lý dữ liệu được tự động hóa các tác vụ đơn giản và đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác trong suốt thời gian làm việc của nhân viên. Điều này tự động hóa việc đọc, sao chép và đồng bộ hóa dữ liệu, giúp giảm đáng kể thời gian.
Kết luận
RPA là công cụ tuyệt vời không chỉ đối với lĩnh vực quản lý nhân sự mà còn với nhiều lĩnh vực khác. Làm chủ được RPA chính là làm chủ tương lai doanh nghiệp, càng nhanh chóng được tự động hoá quy trình doanh nghiệp càng chiếm được nhiều ưu thế trong lĩnh vực cạnh tranh.