RPA (Robotic Process Automation) là một công nghệ đang được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực công nghiệp và kinh doanh. Nó cho phép tự động hoá các quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng phần mềm và robot thông minh để thực hiện các tác vụ. Việc sử dụng RPA có thể giúp giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí, đồng thời tăng hiệu quả và chất lượng của các quy trình kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về công việc và lĩnh vực có thể ứng dụng RPA.
Công việc có thể ứng dụng RPA
RPA có thể được sử dụng để tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán và đòi hỏi nhiều thời gian. Rất nhiều quy trình hay tác vụ tại các doanh nghiệp hiện nay sở hữu những đặc tính kể trên. Hãy cùng Cyber Eye tìm hiểu về những quy trình, tác vụ này qua bài viết dưới đây:
Tự động hóa quy trình bán hàng
Những công việc trong quy trình bán hàng như: quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng (tiếp nhận đơn, xác định và phân loại sản phẩm, kiểm tra kho, lập hồ sơ xuất kho…) đều là những công việc có tính thủ công, lặp đi lặp lại nên hoàn toàn có thể ứng dụng được RPA.
Lúc này, việc sử dụng RPA sẽ giúp tăng thời gian xử lý đơn hàng, giảm chi phí nhân sự, hạn chế tối đa việc sai sót… Thống kê cho thấy một số doanh nghiệp sản xuất/bán lẻ khi ứng dụng RPA đã giúp giảm thời gian xử lý một đơn hàng từ 20 – 30 phút xuống 3 – 5 phút, nâng cao năng suất.
Minh họa về một quy trình bán hàng tại doanh nghiệp ứng dụng RPA
Tự động thanh toán tiền, chuyển tiền
Kế toán doanh nghiệp, giao dịch viên ngân hàng hiện đang tốn rất nhiều thời gian để xử lý hàng trăm những tác vụ lặp đi lặp lại như: giao dịch thanh toán tiền, chuyển tiền, xử lý trích xuất dữ liệu hóa đơn thanh toán…
Khi áp dụng triển khai RPA đối với những tác vụ này sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, cải thiện trải nghiệm khách hàng, đồng thời còn đảm bảo tính chính xác cao, hạn chế xuất hiện trường hợp chuyển sai, thanh toán sai.
Quản lý dữ liệu
Trong quản lý dữ liệu có rất nhiều đầu việc mang tính lặp đi lặp lại có thể ứng dụng RPA là: tiếp nhận thông tin, lưu trữ các loại hóa đơn, nhập thông tin khách hàng, tổng hợp, báo cáo…
Khi ứng dụng RPA vào các tác vụ này sẽ giúp giảm thời gian thu thập, xử lý dữ liệu. Lý do là vì RPA có thể lấy thông tin ở nhiều định dạng khác nhau, từ nhiều bộ phận như bán hàng, marketing, nhân sự…
Đặc biệt, giải pháp RPA còn hỗ trợ tốt trong việc xác thực dữ liệu, kiểm tra chéo với cơ sở dữ liệu có sẵn công khai. Ví dụ, triển khai RPA trong hoạt động nhân sự, thực hiện kiểm tra chéo giữa thời gian đăng nhập trong mạng công ty với báo cáo vắng mặt của nhân sự để xác thực dữ liệu khai báo chấm công.
Quy trình quản lý dữ liệu tại doanh nghiệp.
Tạo báo cáo, gửi email, thông báo nội bộ
Nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã lựa chọn RPA để thực hiện các công việc như: tạo báo cáo, gửi email, thông báo nội bộ… nhằm giảm tải cho nhân sự, nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin hơn.
Các tác vụ này sẽ được lập trình sẵn để có thể tự động tạo email hàng loạt dựa trên dữ liệu lấy từ nhiều hệ thống. Nhân sự sẽ không phải thực hiện lọc dữ liệu hay gửi thông báo, email một cách thủ công như trước mà có thời gian xử lý các công việc quan trọng khác. Đặc biệt với việc tự động hóa quy trình vấn đề đặt cảnh báo nhắc việc được cài đặt tự động theo luồng xử lý báo cáo leo thang theo cam kết đảm bảo chất lượng, từ đó áp dụng được các tiêu chuẩn phòng chống rủi ro trong hoạt động điều hành quản lý của doanh nghiệp
Quản trị quan hệ khách hàng
CRM (Customer Relationship Management) bao gồm việc lưu lại dữ liệu khách hàng để sử dụng về sau, đánh giá chất lượng tiềm năng, gửi email/ sms thông báo và chăm sóc khách hàng sau bán. Những đầu việc này thay vì thực hiện thủ công có thể ứng dụng RPA để thu được các lợi ích như:
- Tự động nhập thông tin và xây dựng dữ liệu khách hàng có tính chi tiết cao. Nhờ đó, bộ phận sales có thể dành nhiều thời gian cho hoạt động bán hàng chuyên môn hơn.
- Cho phép tạo và nhận dữ liệu thanh toán chi tiết nhanh chóng sau khi khách hàng hoàn thiện thanh toán.
- Giải quyết nhanh các vấn đề đơn giản cho khách hàng như: tạo tài khoản, cấp thẻ ngân hàng, phản hồi các thắc mắc…
Những điều này sẽ hỗ trợ tối đa trong việc giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, nâng cao lợi ích và cải thiện tối đa trải nghiệm khách hàng.
Xử lý văn bản, chứng từ, tài liệu
Mục tiêu chính của việc đối chiếu văn bản, chứng từ kế toán là hồ sơ không xuất hiện sai sót. Để đảm bảo độ tin cậy, kế toán cần thực hiện so sánh các tài liệu, ví dụ, sổ tiền mặt và bảng sao kê ngân hàng. Việc thực hiện các hoạt động xác nhận, đối chiếu thông tin trên hóa đơn, ghi nhận phân tích một cách thủ công thường khiến nhân viên kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn.
Nếu áp dụng tự động hóa quy trình xử lý văn bản sẽ cho phép quét thông tin trên hóa đơn ở mọi định dạng. Sau đó, bot tự động phân tích, kiểm tra đối chiếu thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Quy trình tự động giúp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình đối soát thủ công.
Tự động hoá tính lương
Bộ phận nhân sự có lẽ là nơi xuất hiện nhiều quy trình thủ công nhất trong doanh nghiệp. Tiêu biểu phải kể đến hoạt động tính lương và trả lương. Để hạn chế nguy cơ xảy ra sai sót khi tính lương doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp RPA.
RPA có thể thực hiện lập bảng chấm công chi tiết cho từng nhân viên để phục vụ tính lương. Từ dữ liệu này cùng với các dữ liệu nhân sự khác, hệ thống tự động tính lương cho từng nhân viên một cách chính xác tuyệt đối.
Lĩnh vực có thể ứng dụng RPA
RPA có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
- Tài chính và ngân hàng: RPA có thể giúp giảm thiểu thời gian và chi phí trong các tác vụ như quản lý tài khoản, xử lý hồ sơ và phân tích tài chính.
- Bảo hiểm: RPA có thể giúp tự động hoá các tác vụ như xử lý yêu cầu bồi thường, xử lý hồ sơ và đánh giá rủi ro.
- Y tế: RPA có thể giúp tự động hoá các tác vụ như quản lý bệnh nhân, phân loại dữ liệu bệnh lý và xử lý hồ sơ y tế.
- Bán lẻ và thương mại điện tử: RPA có thể giúp tự động hoá các tác vụ như xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng và quản lý tài khoản khách hàng.
- Hành chính công: RPA có thể giúp tự động hoá các tác vụ như xử lý hồ sơ, phân loại dữ liệu và cập nhật thông tin.
- Công nghiệp sản xuất: RPA có thể giúp tự động hoá các tác vụ như quản lý dữ liệu sản xuất, xử lý hồ sơ và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Lợi ích của việc sử dụng RPA
Việc sử dụng RPA có nhiều lợi ích, bao gồm:
- Giảm thiểu thời gian và chi phí: RPA có thể tự động hoá các tác vụ, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí so với việc thực hiện bằng tay.
- Tăng hiệu quả và chất lượng: RPA có thể thực hiện các tác vụ một cách chính xác và liên tục, giúp tăng hiệu quả và chất lượng của các quy trình kinh doanh.
- Tăng khả năng thích ứng: RPA có thể được cấu hình để thích ứng với các tình huống khác nhau, giúp tăng khả năng thích ứng của doanh nghiệp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
- Tăng sức chứa và khả năng mở rộng: RPA có thể tự động hoá các tác vụ và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, giúp tăng sức chứa và khả năng mở rộng của các quy trình kinh doanh.
Trong kết luận, RPA là một công nghệ rất hữu ích trong việc tự động hoá các tác vụ kinh doanh. Việc sử dụng RPA có thể giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, tăng hiệu quả và chất lượng của các quy trình kinh doanh, tăng khả năng thích ứng và tăng sức chứa và khả năng mở rộng. Các lĩnh vực có thể áp dụng RPA rất đa dạng, từ tài chính và ngân hàng đến y tế và bán lẻ.
Công ty Cổ phần Công nghệ Cyber Eye cung cấp giải pháp AXA(RPA) nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán tự động hóa doanh nghiệp giúp tăng năng suất làm việc và giảm thời gian thao tác lặp đi lặp lại nhàm chán.
AXA(RPA) là hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp tự động, cung cấp một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa toàn diện từ nhân sự cho đến quy trình làm việc.