Hiện trạng quản lý kho lưu trữ dữ liệu của các cơ quan, doanh nghiệp
Hiện trạng
Hiện nay xuất hiện rất nhiều các phần mềm quản lý lưu trữ dữ liệu điện tử. Song tài liệu giấy vẫn đóng vai trò quan trọng khó thay thế trong quá trình hoạt cộng của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Hiện nay, trên 89% dữ liệu quan trọng vẫn được lưu lại trên giấy và được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên giá kệ trong các kho lưu trữ.
Những hạn chế trong công tác lưu trữ tài liệu giấy
Tài liệu dễ bị hư hỏng: các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, nấm mốc khiến tài liệu giấy bị hư hỏng theo thời gian. Rất khó có phương pháp nào giúp bảo vệ tài liệu giấy nguyên vẹn trong thời gian dài.
Chi phí lưu trữ cao: Để lưu trữ khối lượng lớn tài liệu, các tổ chức doanh nghiệp không chỉ đầu tư rất nhiều chi phí để duy trì như kho bãi, vật tư lưu trữ (cặp, bìa, hộp, giá kệ…). Mà còn cần bố trí nhân sự quản lý hiệu quả.
Dữ liệu bị mất: Theo một thống kê, có đến 47% dữ liệu bị mất mát và không thể khôi phục lại liên quan tới việc lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng tài liệu không đúng cách. Rất nhiều trường hợp nhân sự quản lý kém hiệu quả dẫn đến lạc mất tài liệu quan trọng.
Tốn chi phí tiêu hủy: Với các tài liệu giấy đã hết thời hạn lưu trữ cần được loại bỏ để đảm bảo tính bảo mật. Việc này sẽ tiêu tốn rất nhiều chi phí để mua sắm máy hủy tài liệu chuyên dụng, hoặc thuê các công ty hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Phương án giải quyết kho lưu trữ dữ liệu truyền thống. Kho lưu trữ điện tử.
Kho lưu trữ dữ liệu điện tử, giải pháp số hoá tài liệu
Số hóa tài liệu là phương thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống (tài liệu giấy) thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường các dữ liệu được hình thành dưới dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.
Như vậy các nguồn tài liệu giấy được chuyển hoá thành dữ liệu điện tử, các vật tư lưu trữ truyền thống không còn phù hợp nữa. Tuy nhiên điều này mở ra một phương thức lưu trữ hiệu quả, tiết kiệm và dễ dàng quản lý hơn đó là kho lưu trữ dữ liệu điện tử
Tại sao kho lưu trữ điện tử ưu việt hơn kho lưu trữ truyền thống ?
Kho lưu trữ điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên các tổ chức doanh nghiệp có thể tiết kiệm không gian lưu trữ: khác xa với những cặp, bìa, hộp, giá kệ. Kho lưu trữ điện tử mang đến một không gian lưu trữ gần như vô hạn.
Tỷ lệ mất, thất lạc tài liệu khó xảy ra bởi các các hệ thống lưu trữ được phân chia khoa học. Các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong hoạt động tìm kiếm thông tin
Lưu trữ tài liệu điện tử an toàn và bảo mật hơn rất nhiều bởi, hệ thống lưu trữ được thiết kế với chế độ bảo mật chặt chẽ, cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng, lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc
Không chỉ vậy các kho lưu trữ hỗ trợ doanh nghiệp chia sẻ thông tin dễ dàng. Tăng cường khả năng chia sẻ, khai thác thông tin mà không phụ thuộc không gian, thời gian.
Năng lực của Cyber Eye trong cung cấp kho lưu trữ dữ liệu điện tử
Hơn 5 năm kinh nghiệm Cyber Eye trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Cyber Eye nắm được những khó khăn các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp gặp phải trong quá trình lưu trữ tài liệu. Bằng tất cả tâm huyết, chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp hệ thống AX-DMS hệ thống Ứng dụng công nghệ nhận dạng vào hỗ trợ
nhập dữ liệu thông tin văn bản vào quá trình thu thập, biên mục
văn bản trong hệ thống phần mềm.
Bắt đầu sử dụng dịch vụ quản lý dữ liệu trên AWS bằng cách liên hệ tư vấn ngay hôm nay.