Doanh nghiệp được lợi gì khi số hoá quy trình làm việc

Số hoá quy trình là gì ? 

Quy trình làm việc được hiểu là các bước, các quy định được đặt ra để thực hiện công việc nhằm đạt đến mục đích cuối cùng.

Còn số hóa hay tên tiếng anh là Digitization là việc chuyển đổi cách làm việc thủ công trên giấy tờ sang dạng kỹ thuật số. Các thông tin sẽ được chuyển đổi và lưu trữ dưới các dạng bit và byte. Giống như việc bạn scan tài liệu file giấy thành file PDF vậy đó. Nội dung vẫn không thay đổi nó chỉ đơn giản là được mã hóa và định dạng kỹ thuật số

Số hóa nghiêng về con người và công nghệ nên cơ bản sẽ khác với chuyển đổi số. Số hóa là sự kết hợp giữa phần mềm và thế giới vật lý. Cho phép doanh nghiệp tạo ra những giá trị riêng biệt dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu.

Lợi ích khi doanh nghiệp số hoá quy trình làm việc ? 

• Gia tăng hiệu suất công việc

Số hoá quy trình làm việc hỗ trợ doanh nghiệp xóa bỏ các quy trình thủ tục. Để một nhân viên tìm kiếm tài liệu giấy mất khá nhiều thời gian, với việc số hoá quy trình nhân viên chỉ mất vài giây để có thể thực hiện công việc đó. Số hoá dữ liệu đã giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian làm việc. 

• Giảm thiểu chi phí 

Tối ưu mọi chi phí luôn là mục tiêu của mọi doanh nghiệp hướng đến. Các hoạt động thủ công so với tự động hoá quy trình chậm hơn rất nhiều. Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. 

• An toàn, bảo mật cao 

Đối với mọi doanh nghiệp tài liệu, dữ liệu công ty luôn là tài sản quý giá được bảo mật kỹ càng. Số hoá quy trình làm việc giúp doanh nghiệp có thể giới hạn những người có quyền truy cập xem văn bản đó và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc phòng ban. Nên việc đảm bảo an toàn thông và bảo mật dữ liệu được hiệu quả.

• Quản lý thông tin 

Số hoá quy trình làm việc doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin tài khoản,mật khẩu, profile (thông tin nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, bằng cấp, hợp đồng, phụ lục)

Xây dựng số hoá quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải hiểu được công nghệ chỉ là một phần bổ trợ hoạt động doanh nghiệp hiệu quả hơn. Trong công cuộc số hoá quy trình cần phải có chiến lược lâu dài, nhiều doanh nghiệp chỉ khai phá, triển khai rời rạc một số ứng dụng và cho rằng mình đã chuyển đổi số chứ chưa chạm tới sự thay đổi về tư duy, nhận thức và mô hình kinh doanh, vận hành.

Nhiều ý kiến chủ quan cho rằng chỉ có doanh nghiệp lớn mới cần số hoá quy trình làm việc. Số hóa không gò bó lại với  bất cứ doanh nghiệp nào mà nó mang lại cho tất cả các doanh nghiệp phương pháp và cơ hội bứt phá mạnh mẽ. Tận dụng thời cơ, tận dụng công nghệ doanh nghiệp có thể trở lên lớn mạnh hơn.

Trong thời kỳ chuyển đổi số nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp trở lên bất cẩn vội vàng với những quyết định của mình. Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là con đường nhanh nhất dẫn đến thất bại.Trong thế giới công nghệ thay đổi quá nhanh chóng và liên tục như hiện nay, doanh nghiệp nên duy trì một cái đầu lạnh để có thể bình tĩnh tìm ra những khó khăn và cân nhắc sử dụng công nghệ một cách hiệu quả. 

Giải pháp xây dựng số hoá quy trình hàng đầu phù hợp với mọi doanh nghiệp của Cyber Eye – AXA