Theo Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025”. Các đơn vị cơ quan nhà nước đang từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động hoạt động, vận hành, đảm bảo quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Công ty Cyber Eye đã cho ra đời hệ thống HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHÍNH PHỦ – AX.DMS tích hợp công nghệ xử lý hình ảnh thông minh OCR do Cyber Eye nghiên cứu phát triển có tên gọi CÔNG NGHỆ NHẬN DẠNG BÓC TÁCH THÔNG TIN TỰ ĐỘNG AX đã đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ, theo tiêu chuẩn của cục Văn Thư Lưu Trữ Việt Nam và Quốc Tế về lưu trữ tài liệu điện tử. Đây là nhận định của Ông Đinh Văn Huy – Giám Đốc Sản Phẩm tại Cyber Eye chia sẻ về quá trình nghiên cứu phát triển sản phẩm.
Cùng lắng nghe chia sẻ từ ông Đinh Văn Huy – Giám Đốc Sản Phẩm tại Cyber Eye. Hệ thống AX.DMS được đã được nghiên cứu và xây dựng bài bản, đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO. Phương pháp thực hiện sản xuất phần mềm ứng dụng quy trình Agile. Hệ thống được tích hợp giải pháp công nghệ để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức. Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các văn bản, hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai thác điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với hệ thống lưu trữ tập trung. Giải pháp bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế nhu cầu của địa phương tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.
Hệ thống AX.DMS đáp ứng được nghiệp vụ về lưu trữ điện tử như thế nào?
Theo ông Huy: Về mặt chức năng hệ thống AX.DMS đã đáp ứng được 6 tiêu chí:
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử;
- Giúp xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” của cơ quan đáp ứng yêu cầu của pháp luật và đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
AX DMS hiện tại đang được tích hợp những công nghệ gì?
AX DMS là phần mềm hệ thống quản lý lưu trữ điện tử được xây dựng và phát triển với mục đích: Xử lý tài liệu thông minh, lưu trữ thông tin và bảo tồn tri thức, tự động trích rút và tạo lập thông tin tự. Phần mềm sử dụng và tích hợp nhiều công nghệ tân tiến như ứng dụng công nghệ nhận dạng AX do chính Cyber Eye phát triển vào chức năng nhập dữ liệu thông tin văn bản. Đây là quá trình đầu vào của modul thu thập, biên mục văn bản; Tùy biến cấu hình cho phép người dùng có thể tùy biến cấu hình các loại thẻ phân loại khác nhau để áp dụng công việc lưu trữ đặc thù của nhiều lĩnh vực, ban ngành khác nhau.
Quy trình thực hiện sản xuất sản phẩm tại Cyber Eye được thực hiện như thế nào?
Tại công ty Cyber Eye thực hiện quy trình phát triển dự án theo mô hình Agile. Chúng tôi đặt việc hoàn thành sản phẩm được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình chất lượng ISO 9001-2015 và tiêu chuẩn chất lượng về an toàn thông tin là 27001-2013. Để bắt đầu sản phẩm thì phần thảo luận đưa ra các ý tưởng, và làm việc nhóm vô cùng quan trọng. Hoạt động này thường xuyên lặp đi lặp lại các bài test – thảo luận nhóm – test trong môi trường thực tế liên tục trong một khoảng thời gian ngắn, từ đó phát triển dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt trong quá trình làm việc phối hợp thì các thành viên dự án sử dụng HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP – AXA để cùng nắm thông tin dự án, biết được tiến độ công việc đang ở đâu. Các yêu cầu xin ý kiến chỉ đạo cũng được phê duyệt nhanh chóng. Với các hoạt động đảm bảo tiêu chuẩn cao về chất lượng khi sản xuất sản phẩm, chúng tôi cũng nhận được những phản hồi tốt từ khách hàng, cụ thể:
Với các tiêu chuẩn chất lượng và việc áp dụng nghiêm ngặt các quy trình thực hiện sản phẩm chính là sự khác biệt của sản phẩm của Cyber Eye so với các sản phẩm tương tự khác. Khả năng tích hợp mạnh mẽ trong công nghệ về xử lý tài liệu hình ảnh thông minh giúp tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu, hình ảnh (OCR). Đặc biệt với một số dự án khi “may đo riêng” cho từng khách hàng cũng đã được tích hợp công nghệ mã hóa bảo mật thông tin được Ban Cơ Yếu chứng nhận.
Vậy đâu là tiêu chí ông đề cao nhất ở một sản phẩm: chất lượng, giá cả hay độ hot của nó trên thị trường?
Để đánh giá một sản phẩm thì tôi có rất nhiều tiêu chí để xem xét cũng như tùy vào các sản phẩm phục vụ cho các mục đích khác nhau ví dụ như là phải đáp ứng và đi tiên phong được trong xu hướng chuyển đổi ở Việt Nam, phải phù hợp với cơ quan nhà nước,… Cụ thể hơn thì ở AX DMS tiêu chí tôi đặt ra cho sản phẩm đó là phần mềm đã đáp ứng được nhu cầu cấp thiết theo đề án 468 về số hóa và hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ tại Việt Nam.
Chia sẻ về kỉ niệm khi triển khai Hệ thống AX.DMS và các hoạt động hàng ngày tại Cyber Eye
Sản phẩm AX.DMS được thực hiện trong khoảng thời gian có thể nói là ngắn, tính từ khi nhận yêu cầu và phát triển thành công, cho đến khi làm chủ được tất cả chỉ mất có 6 tháng. Thành công của sản phẩm một phần là nhờ vào việc ngay khi nhận đề án, chúng tôi đã tiếp cận và đáp ứng ngay nhu cầu thực tiễn, ngoài ra còn nhờ có sự đồng thuận cùng hợp tác phát triển của các nhân viên trong Cyber Eye đã tích cực làm việc không ngừng nghỉ cũng. Đặc biệt chúng tôi có sự từ các chuyên gia đầu ngành về Văn thư lưu trữ. Sự hoàn thiện và thành công của sản phẩm với các chỉ số đáp ứng đến 90% quy chuẩn giúp chúng tôi tự tin và luôn cố gắng tìm hiểu công nghệ mới để nâng cấp cho sản phẩm.
“Với Cyber Eye không chỉ là nơi tôi làm việc hàng ngày mà với tôi Cyber Eye cho tôi cảm giác như một gia đình với các anh em của mình. Các anh em đều rất “nice” trong công việc và có luôn có ý tưởng sáng tạo. Đáng nhớ nhất không chỉ với tôi mà với cả team đó là khoảng thời gian giãn cách xã hội, chúng ta đều phải làm việc tại nhà, chỉ có một số bạn trực hỗ trợ Khách Hàng là có mặt tại công ty. Trong thời điểm khó khăn đó hàng ngày chúng tôi đều có 30’ chào nhau buổi sáng, cùng nhau đánh giá lại công việc và đặt ra những mục tiêu cần hoàn thành ngày hôm nay. Ban lãnh đạo cũng rất quan tâm tới anh em và động viên nhắc nhở những kỹ sư say việc “quên ăn quên ngủ” để hoàn thiện sản phẩm đúng tiến độ trước khi bàn giao khách hàng” Ông Huy chia sẻ.
Để nhận được các lợi ích khi sử dụng sản phẩm thuộc hệ sinh thái Cyber Eye cho doanh nghiệp của mình hãy vui lòng liên hệ với nhóm của chúng tôi để đặt lịch demo trải nghiệm tại:
Văn phòng CYBER EYE TECH
Tầng 5A, tòa nhà Lâm Viên, 107 A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 0947 63 9595