Hiện nay lưu trữ điện tử là yếu tố quan trọng trong quy trình số hoá doanh nghiệp. Công tác lựa chọn giải pháp để lưu trữ tài liệu dài hạn trở thành vấn đề lớn. Bởi trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp. Trong khi doanh nghiệp chưa xác định được đâu là những yếu tố tiên quyết trong việc lưu trữ tài liệu điện tự. Dưới đây là một vài phân tích của Cyber Eye giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài
Trong thời đại 4.0. Các tài liệu, văn bản giấy truyền thống dần được thay thế và chuyển sang dạng thức điện tử. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu. Đây là hệ thống quan trọng trong quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Những yêu cầu nên có trong một hệ thống lưu trữ điện tử
Theo đó. Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay đòi hỏi phải thỏa mãn các yêu cầu sau:
- Lưu trữ tài liệu lâu dài và có thể truy cập bất cứ khi nào cần
- Tìm kiếm, tra cứu tài liệu nhanh chóng thuận tiện
- Đảm bảo lâu dài tính xác thực nguồn gốc của tài liệu
- Đảm bảo tính bí mật của tài liệu điện tử và bằng chứng về thời điểm tồn tại của tài liệu
Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất ít giải pháp có thể giải quyết được bài toán trên. Đối với tài liệu giấy truyền thống. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn theo quy định pháp luật hiện hành. Ngược lại, với lưu trữ điện tử. Phương thức xác thực như ký số chỉ có giá trị tối đa từ 3 – 5 năm. Khi chứng thư số hết hạn, việc xác minh thời gian ký và tính toàn vẹn của tài liệu là không thể. Tài liệu khi đó sẽ mất giá trị pháp lý và trở thành file rác.
Bên cạnh đó, công nghệ lưu trữ điện tử cũng là một thách thức đối với các tổ chức, đơn vị. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF không phải là định dạng lưu trữ lâu dài, gây rủi ro về bảo mật thông tin nếu tổ chức không có phương án bảo mật tốt.
Lưu trữ dữ liệu điện tử thuận tiện với AX-DMS của Cyber Eye
AX-DMS Hệ thống lưu trữ điện tử chính phủ. AX-DMS là hệ thống Ứng dụng công nghệ nhận dạng vào hỗ trợ nhập dữ liệu thông tin văn bản vào quá trình thu thập, biên mục văn bản trong hệ thống phần mềm.
Chia sẻ thông tin, tối ưu hoá quy trình
Hệ thống AX-DMS của Cyber Eye giúp khách hàng chia sẻ thông tin cho các nhân viên trong hệ thống dễ dàng. Nhờ đó tăng cường khả năng chia sẻ, khai thác thông tin mà không phụ thuộc không gian, thời gian. Các doanh nghiệp hầu hết ưu tiên tối ưu hóa quy trình quản lý của mình. Nắm bắt được điều đó hệ thống AX-DMS được tích hợp thêm các tính năng khai thác tài liệu một cách khoa học, hiện đại. Đồng thời loại bỏ các vấn đề tồn tại của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối.
Bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin
Hệ thống được thiết kế với chế độ bảo mật chặt chẽ. Cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng, lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc. Bên cạnh đó AX-DMS cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nghiệp vụ liên quan.
Quản lý công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin
Nội dung được đánh chỉ mục giúp cho việc tìm kiếm chính xác và nhanh hơn. Nội dung tìm kiếm được làm nổi bật trong kết quả tìm kiếm. Việc quản lý dữ liệu mất rất nhiều thời gian của doanh nghiệp. Tuy nhiên Hệ thống của Cyber Eye sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc thống kê, kiểm kê, tổng hợp báo cáo.
Hệ sinh thái của Cyber Eye
Cyber Eye đang là top đầu công ty về công nghệ OCR. Chúng tôi cung cấp các giải pháp cho các doanh nghiệp mong muốn thay đổi mô thức thực hiện công việc. Mọi quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh đã được cải tiến và tự động hóa. Từ đó nâng cao hiệu quả năng suất, hiệu suất làm việc, giảm các chi phí quản trị vận hành với hệ sinh thái các sản phẩm công nghệ sau:
HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP – AXA.
HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHÍNH PHỦ – AX.DMS.
PHẦN MỀM SỐ HÓA QUY TRÌNH – AX.
PHẦN MỀM SỐ HÓA TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXE.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXD