Số hóa là gì?
Định nghĩa về số hóa
Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu một cách toàn diện về thuật ngữ này.
Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh.
Hai hình thức số hoá
Trên thực tế, số hóa được cấu thành bởi hai hình thức chính là: số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization)
Thực tế cho thấy mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với số hoá quy trình, việc này được thực hiện chỉ với một vài thao tác. Chính vì vậy số hóa dữ liệu đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian. Nhân viên của công ty có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi rèn luyện thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn. Điều đó khẳng định cho việc số hóa chính là nền tảng cho việc số hóa quy trình.
| DIGITIZATION | DIGITALIZATION | |
| SỐ HÓA | SỐ HÓA QUY TRÌNH | |
| Làm rõ nghĩa | Là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số | Là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp |
| Ví dụ | Quét (scan) giấy tờ, tài liệu dạng giấy sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty | · Sử dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi quy trình, thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực và sử dụng thông tin đó để giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy hiệu quả cho các dự án trong tương lai.
· Tất cả những dữ liệu mà được chuyển đổi từ giấy sang định dạng kỹ thuật số được chuyển đổi thành quy trình, thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực được lưu lại và dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối internet ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào · Việc sử dụng và phân tích dữ liệu đó sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được các vấn đề trong kinh doanh để giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy hoạt động vận hành doanh trong tương lai được hiệu quả hơn. |
Một số lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp
1. Thúc đẩy hiệu suất làm việc
Trước đây, nhân viên phải dành thời gian ít nhất là 10 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Điều này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của các công việc khác.
Ngoài ra, với khối lượng tài liệu khổng lồ, nhân viên còn dễ mắc sai phạm trong quá trình tìm kiếm. Với sự xuất hiện của số hóa, tình trạng này đã được cải thiện rất nhiều. Nhân viên chỉ cần một vài thao tác đơn giản đã có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Vì vậy, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xử lý các công việc quan trọng, nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Giảm bớt chi phí
Một doanh nghiệp truyền thống thường bỏ ra số tiền khổng lồ cho việc in ấn giấy tờ. Ngoài ra, họ còn phải chi trả các khoản phí cho trang thiết bị, giấy mực, máy móc, tiền điện,…
Khi áp dụng giải pháp số hóa, những loại chi phí này hoàn toàn được cắt giảm. Vì vậy, bạn có thể tận dụng nguồn ngân sách này cho bộ phận khác để thu lại nhiều lợi nhuận hơn. Quy trình số hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ việc loại bỏ chi phí in ấn và phí lao động.
3. Tính bảo mật cao
Đối với những tài liệu quan trọng, cần bảo mật trong phạm vi nội bộ, số hóa cho phép bạn giới hạn quyền truy cập người xem. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn (quyền chỉnh sửa, quyền chỉ xem, quyền nhận xét,…).
4. Tiếp cận dễ dàng, lưu trữ không giới hạn
Với giải pháp số hóa, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu của mình thông qua hệ thống đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ hỗ trợ. Bạn không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm hết không gian làm việc của mình như trước kia, số hóa giúp mang lại một kho lưu trữ gần như không giới hạn. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu của mình ở bất cứ đâu trong mọi thời điểm.
5. Hạn chế thất lạc thông tin
Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài. Thay vì phải đau đầu tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp bạn có thể chuyển sang hình thức số hóa. Việc này giúp tài liệu quan trọng của bạn được lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.
6. Tạo tiền đề cho công cuộc chuyển đổi số
Có thể nói, số hóa được xem là bước chuyển mình đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số. Việc quét hình ảnh bằng phần mềm hoặc lưu trữ dữ liệu ảo đều chính là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số hiện đại. Số hóa giúp doanh nghiệp bạn dễ thành công hơn khi chuyển đổi số trong tương lai.
BÀI TOÁN SỐ HÓA QUY TRÌNH TRONG THỰC TẾ
Để minh họa việc số hóa quy trình trông như thế nào trong thực tế, cùng tham khảo CASE STUDY chúng tôi đã thực hiện cho giúp các tổ chức thực hiện cách tiếp cận ưu tiên kỹ thuật số để báo cáo, chuyển đổi và cải thiện cách họ tiếp cận báo cáo để tối đa hóa lợi ích của công nghệ kỹ thuật số.
Chúng ta hãy đi sâu vào quy trình tạo Lệnh công tác/Phiếu công tác (LCT/PCT) tự động trên phần mềm đây chính là tính năng mà chúng tôi đã thiết kế riêng cho một công ty sản xuất điện hàng đầu hiện nay – Nhiệt điện Cần Thơ. Khách hàng muốn có một cách tốt hơn tạo các phiếu Lệnh Công Tác sau đó là quy trình lập và theo dõi Phiếu Thao Tác để đảm bảo an toàn, nhất quán khi thiết bị được xác nhận việc thay đổi trạng thái vận hành.
Thay vì chỉ đơn giản là số hóa tài liệu là các phiếu theo dõi và lệnh công tác sau khi hoàn thành công việc, chúng tôi đã chuyển đổi quy trình tạo lập và theo dõi vấn đề hiện tại của họ sang định dạng kỹ thuật số, chúng tôi đã tận dụng sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số để cùng Khách Hàng khảo sát suy nghĩ lại và chuyển đổi cách thức theo dõi và giải quyết vấn đề khi có sự cố phát sinh và hoàn toàn sử dụng thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng điều đó đảm bảo dữ liệu sẽ hoàn toàn chính xác, tuyệt đối không thể xảy ra thiếu sót, sai sót, thao tác nhầm… gây mất an toàn cho người và thiết bị, CBCNV không thể bỏ sót bất cứ nội dung nào, cũng không thể thay đổi bất cứ thứ tự thao tác nào trên Phiếu Công Tác / Lệnh Công Tác / Phiếu Thao Tác.
Sự phối hợp giữa các Đơn vị, Lãnh đạo đơn vị với các Điều hành viên (ĐHV), các ĐHV ở các cương vị khác nhau và giữa ĐHV và Nhân viên sửa chữa hoàn toàn có thể phối hợp thao tác dễ dàng, nhanh chóng thông qua mạng Wifi và các thiết bị hỗ trợ (Ipad), mà không cần phải tiếp xúc trực tiếp.
Tính năng Số hóa quy trình chỉ là ví dụ về cách Cyber Eye sẽ giúp cho bạn chuyển đổi quy trình làm việc trong toàn tổ chức/doanh nghiệp. Với việc cùng đồng hành với khách hàng để phân tích và điều chỉnh đưa các nghiệp vụ từ thực tế lên thành số hóa sẽ mang đến hiệu quả với các hoạt động kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.
HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP – AXA là Hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp tự động, cung cấp một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa. Hệ thống bao gồm Số hóa quy trình (Digitalization) bằng cách sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Hơn hết Hệ thống AXA được tích hợp các công nghệ nhận dạng, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, xử lý dữ liệu lớn với độ chính xác tới 98% giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin và tạo lập cơ sở dữ liệu hoạt động cho khách hàng.
Các chức năng chính để vận hành:
- Quản lý thông tin: Thông tin tài khoản, mật khẩu, profile (thông tin nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, bằng cấp, hợp đồng, phụ lục).
- Quản trị hệ thống:Tài khoản hệ thống, cấu hình hệ thống, nhật ký hệ thống.
- API Tích hợp: Phục vụ tích hợp giữa các phân hệ liên quan và hệ thống bên ngoài.
Hệ thống AXA chứa tất cả các tính năng tích hợp cần thiết để lưu trữ các tài liệu chính (ví dụ: kế hoạch làm việc, kế hoạch thi công an toàn, bản thiết kế..), thu thập dữ liệu chính (ví dụ: báo cáo, các vấn đề cần giải quyết gấp, các biên bản nghiệm thu, báo cáo kinh doanh) và phân tích dữ liệu đó để nâng cao khả năng hiển thị và thông tin kinh doanh. Tất cả tài liệu và dữ liệu của bạn được lưu trữ ở không gian số (ổ cứng máy tính hoặc đám mây), an toàn, nơi chúng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi từ một thiết bị có kết nối internet
Hệ thống AXA có chứ modul cho phép số hóa cho các quy trình báo cáo của bạn. Thay vì chỉ thu thập và ghi lại các báo cáo của bạn ở định dạng kỹ thuật số (số hóa), AXA cho phép bạn thu thập thông tin chi tiết và hiệu quả từ dữ liệu đó bằng cách theo dõi các phiếu đề xuất được tạo, so sánh với quy trình và tự động tạo ra báo cáo tóm tắt thời gian xử lý và biết được phiếu đề xuất của bạn đang ở đâu. AXA cũng có thể sử dụng API để tích hợp với cơ sở dữ liệu quản lý và kế thừa hệ thống hiện tại của bạn để phân tích và dự báo cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai hoặc đơn giản là cảnh báo cho bạn sắp hết thời gian để xử lý phiếu đề xuất.