Trong nhiều tổ chức, các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhàm chán, tốn thời gian và đầu óc đã thuộc về quá khứ — Việc này giờ đã được giải quyết khi giao cho những những nhân viên kỹ thuật số thực hiện không biết mệt mỏi đảm nhận. Trong một tổ chức việc nhàm chán mà nhân viên thường không thích như sao chép và chuyển dữ liệu giữa các hệ thống cũ. Việc này hầu hết đều bị các doanh nghệp coi nhẹ và không biết rằng đây chính là công đoạn khi tự động hoá sẽ thấy ngay được giá trị. Việc ứng dụng tự động hoá để nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng khi hầu hết các tương tác của khách hàng liên quan đến các giao tiếp chứa nội dung phi cấu trúc như tài liệu, email, tin nhắn trò chuyện, thư từ, v.v. thường gặp khó khăn. Chìa khóa để tự động hóa hoàn toàn các quy trình là cần phải tập trung vào nội dung đó là có thể hiểu dữ liệu, trích xuất thông tin chi tiết và cho phép các nền tảng tự động hóa đọc, lọc và trích xuất thông tin tự động như con người để việc đưa ra quyết định đúng như các bước đã thiết kế trước đó. Dưới đây là 5 bước ứng dụng tự động hoá quy trình cho Doanh Nghiệp mà Cyber Eye gửi đến bạn đọc:
Bước 1: Phải hiểu những gì đang được tự động hóa và tại sao
Các tổ chức và doanh nghệp ngày nay đều đã trải qua giai đoạn thử nghiệm và chứng minh khái niệm khái niệm về tự động hóa bằng cách có các quy trình công việc đơn giản, dựa trên tác vụ tự động.
Trong giai đoạn đang tìm hiểu về sản phẩm và quy trình thì việc nhìn thây ngay hiệu quả và lợi ích là điều không thể. Hiện tai việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy để chuyển sang tự động hóa dựa trên quy trình, phức tạp hơn trên đường tiến tới siêu tự động hóa là điều mà tất cả các đơn vị cung cấp dịch vụ đều đang thực hiện. Việc tự động hoá quy trình là dựa trên quy trình hiện có cộng với khả năng phân tích lại các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức của bạn, các tình huống có thể xảy ra và và chi phí tương ứng của chúng để xác định quy trình nào sẽ được ứng dụng tự động hóa trước. Tiếp theo mới là thiết kế quy trình tự động hóa của từng doanh nghiệp để mang lại kết quả tối ưu—cho nhân viên, khách hàng.
Bước 2: Tìm cách phân tích đưa ra các quy trình tự động hoá cho các quy trình hiện tại
Việc sử dụng quy trình xử lý tài liệu và nội dung thông minh, có độ chính xác cao cho phép các tổ chức, thiết bị, con người đạt được độ chính xác nhất định, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều tuân theo lộ trình đã thiết kế, chạy qua tất cả các bước kiểm tra và phê duyệt cần thiết, đồng thời không bỏ qua các bước xử lý chưa được định nghĩa trong quy trình do các quy định giám sát áp đặt. Con người có thể tham gia vào quá trình xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc xác nhận lại kết quả của việc xử lý tự động trong vòng lặp. Điều này giúp tiết kiệm thêm chi phí và tăng hiệu suất bằng cách loại bỏ lỗi của các luồng tự động hóa để thực hiện trực tiếp xử lý các giao dịch kinh doanh. Cũng từ đó liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng để dẫn đầu đối thủ
Bước 3: Nâng cao hiệu suất hơn thông qua quá trình tự động hoá hàng loạt chỉ bằng thao tác kéo thả.
Rõ ràng là việc tiêu chuẩn hóa các quy trình, giảm tương tác của con người và kết nối các hệ thống là chìa khóa để tự động hóa các quy trình quan trọng nhất về kinh doanh, tốn nhiều chi phí, thời gian và liên quan đến tuân thủ trong bất kỳ tổ chức nào. Điểm chung của các quy trình kinh doanh quan trọng này là nội dung phê duyệt. Để kết nối một cách có ý nghĩa các hệ thống quản trị doanh nghệp có như RPA, ECM, BPA, ERP, v.v. và đạt được quy trình xử lý xuyên suốt mà không cần sự tương tác của con người, các tổ chức cần tăng cường tự động hóa quy trình tài liệu của mình và cần có kết hợp AXT (OCR AI) của Cyber Eye. Phần mềm sẽ giúp trích xuất cả các ghi chú từ các tài liệu, theo cách thông thường việc ghi chú thì phải do con người đọc và xử lý.
Kinh nghiệm trước đây với việc tự động hóa các quy trình lấy nội dung làm trung tâm đã khiến nhiều tổ chức vỡ mộng—hoặc đòi hỏi nhiều tháng triển khai, đội ngũ chuyên gia và ngân sách khổng lồ để tự động hóa một quy trình—hoặc hứa hẹn táo bạo về các khả năng AI chưa từng thấy, không phù hợp với độ phức tạp của các quá trình thực tế.
Các doanh nghiệp cần chuyển sang giai đoạn ứng dụng các phần mềm tương tác kéo thả. Chủ động trong việc tự cài đặt, cấu hình phần quyền chủ động các quy trình nội bộ và quy trình liên phòng ban. Việc chủ động thiết kế, đào tạo và xuất bản tự động hóa theo cách đơn giản, phân tích hiệu suất và có thể điều chỉnh và nhanh chóng giúp mở rộng sang các trường hợp sử dụng mới, loại tài liệu mới, quy trình kinh doanh mới. Việc triển khai một quy trình phối hợp thông minh để mở rộng các tình huống làm việc cho doanh nghiệp giúp thích ứng được cho mọi tổ chức, mọi hoạt động kinh doanh và việc đào tạo sử dụng ứng dụng phần mềm mới cũng nhanh và hiệu quả hơn
Bước 4: Tuân thủ nguyên tắc để giảm các lỗi phát sinh trong thực tế và lỗi xử lý quy trình tự động
Việc sử dụng quy trình xử lý tài liệu và nội dung thông minh, có độ chính xác cao cho phép các tổ chức thiết kế các luồng tự động hóa để thực hiện xử lý trực tiếp các giao dịch kinh doanh có hoặc không có con người trong vòng lặp. Điều này giúp tiết kiệm thêm chi phí và tăng năng suất bằng cách loại bỏ lỗi của con người như lỗi chính tả hoặc sự sao nhãng, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều tuân theo lộ trình đã thiết kế, chạy qua tất cả các bước kiểm tra và phê duyệt cần thiết, đồng thời không bỏ qua các bước trong quy trình do các quy định tuân thủ áp đặt. Con người có thể tham gia vào quá trình xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc xác thực kết quả của quy trình tự động quá trình khi cần thiết.
Bước 5: Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng để dẫn đầu đối thủ
Tất cả các quy trình đều phải lượng hoá từng chỉ số và các bước thực hiện. Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo sẽ giúp cho bạn tác động được các tới các hoạt động quan trọng trong các tình huống bán hàng để xây dựng được trải nghiệm tốt nhất cho Khách Hàng. Cần phải tận dụng được lợi thế này để tạo cạnh tranh, khả năng hiện diện trước Khách Hàng và nghiên cứu đối thủ. Tự động hóa thành công các quy trình tập trung vào nội dung và tài liệu yêu cầu các kỹ thuật lập trình chuyên sâu, RPA AI được nghiên cứu bởi Cyber Eye đã được ứng dụng trong việc nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Bước khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số của các tổ chức. Việc cải thiện các quy trình phức tạp thành đơn giản, tự động sẽ giúp Khách Hàng của bạn nhận thấy được thời gian đáp ứng nhanh hơn. Các hoạt động chăm sóc, tạo thông tin hay gửi phiếu yêu cầu dịch vụ chỉ bằng vài nút chạm. Nền tảng quản trị tự động hoá doanh nghiệp AXA của chúng tôi giúp Khách Hàng nhìn thấy các số liệu thực sự trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp: các chỉ số về tài liệu, dữ liệu, các công văn, hoá đơn tờ trình được duyệt trong thời gian nào, khi nào thì quá hạn và có cảnh báo rủi ro khi không thực hiện đúng. Đặc biệt khi được tích hợp AI OCR việc đọc và bóc tách văn bản sẽ dễ dàng và chính xác lên đến 98% đáp ứng hoàn toàn tự động và yếu tố con người chỉ là động tác phê duyệt biểu biếu mẫu hoặc ký xác nhận.
Với việc ứng dụng tự động hoá quy trình, RPA AI của Cyber Eye đã mở ra những cánh cửa mới cho trải nghiệm đặc biệt của khách hàng. Tìm hiểu thêm về cách hoàn thiện hiệu suất quy trình của bạn tại đây!