Để chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống sang định dạng kỹ thuật số, các doanh nghiệp cần chuyển dịch sang sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý dữ liệu, cũng như giúp bảo mật thông tin an toàn hơn. Cụ thể số hóa tài liệu là gì, tầm quan trọng với doanh nghiệp ra sao? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn làm rõ!
Số hoá tài liệu là gì?
Khái niệm về số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu, từ các tài liệu truyền thống như chữ viết tay, giấy in, hình ảnh trên giấy,… sang dữ liệu trên máy tính với định dạng kỹ thuật số. Dịch vụ số hóa tài liệu ra đời chính là để giúp các doanh nghiệp xử lý khối lượng tài liệu giấy đồ sộ của mình.
Với mô hình số hóa tài liệu, toàn bộ dữ liệu sau khi xử lý sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng của doanh nghiệp, hoặc trên nền tảng đám mây. Với dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể quản lý khối lượng lớn dữ liệu một cách dễ dàng và tiện lợi hơn. Khả năng bảo quản dữ liệu cũng được tối ưu đến mức tốt nhất.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu mà không thể tự làm?
Khi số lượng tài liệu, dữ liệu trên giấy ngày càng nhiều, chúng cần được phân loại, sắp xếp và quản lý một cách khoa học. Để mỗi khi cần truy xuất, tìm kiếm thông tin phục vụ cho công việc thì không mất nhiều thời gian. Nếu không có phần mềm số hóa tài liệu, doanh nghiệp sẽ phải thuê rất nhiều nhân sự để giúp kiểm soát các dữ liệu đó.
Điều này khiến cho doanh nghiệp bị tốn kém rất nhiều chi phí để duy trì nhân sự và tài nguyên. Chưa kể là việc làm thủ công cũng sẽ mất nhiều thời gian và rất dễ xảy ra sai sót. Nếu có sự thuyên chuyển về nhân sự thì quy trình kiểm soát dữ liệu sẽ bị đứt quãng.
Dịch vụ số hóa tài liệu đem lại nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp
Như vậy, chất lượng và khối lượng công việc cũng sẽ bị đình trệ theo “dây chuyền”. Nhất là với các doanh nghiệp cần phải quản lý một mạng lưới khách hàng, đối tác hay sản phẩm khổng lồ. Việc ứng dụng công nghệ số/chuyển đổi số thật sự sẽ giúp doanh nghiệp không bị bỏ rơi lại phía sau trong bối cảnh thị trường dịch chuyển chóng mặt như hiện nay.
Chính vì thế, doanh nghiệp rất cần sử dụng một dịch vụ số hóa tài liệu nhằm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
- Tối ưu được hiệu suất lưu trữ, bảo quản, truy xuất và chia sẻ dữ liệu.
- Giúp doanh nghiệp làm chủ được khối lượng lớn các thông tin và điều phối dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng và an toàn.
- Giúp nâng cao hiệu suất công việc và tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp về lâu về dài.
Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hiệu quả với chi phí tốt nhất
Phần mềm bóc tách chữ và số viết tay trên tài liệu, hồ sơ mang tên AXT của CYBER EYE
Nhằm phục vụ quy trình chuyển đổi dữ liệu sang dạng kỹ thuật số cho các doanh nghiệp, Công ty Công nghệ CYBER EYE đã cho ra đời một giải pháp mang tên AXT. Đây là phần mềm số hóa tài liệu duy nhất tại châu Á có khả năng nhận diện và bóc tách chữ tiếng Việt viết tay, đáp ứng được nhu cầu số hóa dữ liệu cho đa dạng nhóm ngành tại Việt Nam.
AXT của CYBER EYE chính là giải pháp hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp trong việc bóc tách tài liệu, bóc tách hồ sơ từ dạng chữ viết tay tiếng Việt và chuyển chúng thành dữ liệu số, đọc được tốt trên máy tính. Các doanh nghiệp có thể tin tưởng dịch vụ số hóa tài liệu của CYBER EYE nhờ những ưu điểm:
- Nhận dạng các chữ số viết tay chính xác đến 98%
- Nhận dạng các chữ cái viết tay chính xác đến 94%
- Nhận dạng tốt chữ viết tay trên nền phức tạp
- Nhận dạng tốt chữ viết tay trên dòng kẻ
Với AXT của CYBER EYE, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí thuê nhân sự nhập liệu, giảm thiểu thời gian trong quá trình vận hành. Các hồ sơ, tài liệu được số hóa sẽ được lưu trữ lâu bền, không lo hỏng hóc, mất mát như khi lưu trữ các loại giấy tờ truyền thống. Quan trọng nhất, tài liệu đã được số hóa đảm bảo độ chính xác cực cao so với giấy tờ gốc.
Dịch vụ số hóa tài liệu của CYBER EYE với phần mềm AXT chắc chắn sẽ là giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp trong việc kiểm soát dữ liệu. AXT sẽ loại bỏ tất cả những bất cập còn tồn đọng trong phương pháp lưu trữ và xử lý dữ liệu truyền thống. Thay vào đó, AXT thúc đẩy hiệu suất công việc cho doanh nghiệp, tạo bàn đạp để doanh nghiệp thích nghi và phát triển tốt trong thời kỳ công nghệ 4.0.