Xử lý hóa đơn là một quy trình quan trọng, diễn ra thường xuyên đồng thời yêu cầu lượng lớn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Trước làn sóng số hóa kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp OCR, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn để tối ưu năng suất làm việc, nâng cao hiệu quả của mô hình doanh nghiệp.
Xử lý hóa đơn tự động là phương pháp sử dụng phần mềm tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động (AX) để trích xuất dữ liệu hóa đơn và lưu trữ kho dữ liệu của doanh nghiệp.
Xử lý hóa đơn tự động có thể cắt giảm tới 80% thời gian và nguồn lực doanh nghiệp. Ngay khi tiếp nhận, hóa đơn sẽ được quét và ảnh chụp hóa đơn sẽ được hệ thống trích xuất dữ liệu phân tích. Hình thức tự động thu thập dữ liệu này cắt giảm hàng giờ nhập liệu thủ công của nhân viên. Sau đó, phần mềm tự động hóa hóa đơn sẽ tự động trích xuất và chuyển đổi dữ liệu thành dạng văn bản điện tử có thể tìm kiếm được qua vài click chuột.
Quy trình xử lý hóa đơn tự động của CE bao gồm các bước như sau:
Bước 2: Hệ thống xử lý và nhận dạng hóa đơn
Bước 3: Đọc và phân loại thông tin: Đưa các thông tin được trích xuất vào từng trường thông tin cụ thể theo yêu cầu của doanh nghiệp
Thông tin nhận dạng bên bán
- Đơn vị bán hàng
- Mã số thuế đơn vị bán hàng
- Mẫu số
- Ký hiệu
- Số hóa đơn
- Ngày hóa đơn
Thông tin nhận dạng bên mua
- Người mua hàng
- Đơn vị mua hàng
- Địa chỉ người mua hàng
- Mã số thuế người mua hàng
Tên hàng hóa, dịch vụ được thể hiện dưới dạng Text
Tiền hàng, tiền thuế, tổng số tiền được thể hiện dưới dạng Số
Bước 4: Export Dữ liệu
- Dữ liệu có thể được cung cấp qua API được triển khai trên môi trường của CE hoặc môi trường hiện có của doanh nghiệp
- File dữ liệu theo định dạng XLS, XML.
Những lợi ích tối ưu từ quy trình xử lý hóa đơn tự động
Tăng tốc quy trình và giảm thiểu thời gian xử lý
Khác với quy trình xử lý hóa đơn truyền thống yêu cầu nhập liệu bằng tay, công nghệ AX tiên tiến giúp quy trình thực hiện hoàn toàn tự động và chỉ mất từ 3 – 5 giây cho mỗi hóa đơn. Xử lý hóa đơn là bước khởi đầu cần thiết cho các quy trình quan trọng đằng sau như phê duyệt, thanh toán, kế toán,… Khi quy trình được tự động hóa và tối giảm thời gian xuống chỉ còn vài giây, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính liên tục, nhanh chóng cho mọi hoạt động, quy trình tiếp theo trong mô hình hoạt động doanh nghiệp. Không chỉ vậy, sự nhanh chóng trong quy trình xử lý giúp doanh nghiệp giữ được sự tin tưởng và thương hiệu tốt với nhà cung cấp cũng như các đối tác kinh doanh, đem lại lợi ích về mặt lâu dài trong phát triển mối quan hệ với đối tác doanh nghiệp.
An toàn và bảo mật hơn
Hóa đơn sở hữu nhiều trường thông tin phức tạp như mã số thuế, số tài khoản, mã hóa đơn, số tiền,… khiến việc nhập tay dữ liệu thường xảy ra nhiều sai sót với tỉ lệ lỗi nhập liệu lên tới 20%. Chưa kể nhiều trường hợp xảy ra việc trùng lặp dữ liệu như nhập hai lần cho cùng một hóa đơn,… Dữ liệu đầu vào không được làm sạch có thể ảnh hưởng tới toàn bộ quy trình ký, phê duyệt, thanh toán và kế toán sau này. Không chỉ vậy, việc có nhiều người truy cập vào nguồn dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu đầu vào sẽ không đảm bảo được tính bảo mật và an toàn cho quy trình.
Với quy trình xử lý hóa đơn tự động áp dụng công nghệ AX, doanh nghiệp có thể giảm tới 90% tỉ lệ sai sót trong quy trình nhập liệu đầu vào, đảm bảo nguồn dữ liệu sạch để tiến hành lưu trữ, tái sử dụng trong các quy trình cần thiết trong thương lai. Quy trình hoàn toàn tự động được thực hiện bằng máy, nên sẽ giảm thiểu rủi ro về mặt con người, đảm bảo tính an toàn cho nguồn dữ liệu doanh nghiệp.
Lưu trữ và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn
Giải pháp Xử lý, nhận dạng hóa đơn đầu vào bằng công nghệ nhận dạng bóc tách thông tin tự động AX, hóa đơn sẽ hoàn tất quy trình bằng việc lưu trữ toàn bộ thông tin trong Hệ thống số hóa, thu nhận,lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu (AXD) được coi là kho lưu trữ trung tâm của doanh nghiệp . Lúc này, doanh nghiệp có thể tạm biệt các tủ hồ sơ chồng chất đầy rủi ro thất lạc hóa đơn như cháy nổ, nấm mốc,… Việc tiêu tốn thời gian tìm kiếm hóa đơn bản giấy để tiến hành đối chiếu cũng sẽ được giải quyết triệt để với công nghệ AX.
Công nghệ AX cho phép doanh nghiệp lưu trữ ảnh chụp và thông tin hóa đơn dạng số trên kho dữ liệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tiến hành sắp xếp, quản lý dữ liệu lưu trữ theo từng nhóm để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tái sử dụng dữ liệu nếu cần. Khác với công nghệ scan truyền thống chỉ chuyển đổi thông tin dưới dạng ảnh chụp, công nghệ AX OCR lưu trữ thông tin dưới dạng văn bản số. Khi đó, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin chỉ qua vài click chuột và thông tin có thể được đồng bộ hóa, backup và khôi phục dễ dàng. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn, tiêu chuẩn hóa quy trình lưu trữ và quản lý hóa đơn để dễ dàng trình diện thông tin trong mỗi đợt kế toán.