Tại sao doanh nghiệp cần nắm được quy trình số hoá tài liệu
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, chuyển đổi số nhanh chóng, doanh nghiệp nắm bắt được phương thức chuyển đổi số sớm nhất là một ưu thế với các doanh nghiệp khác. Số hoá tài liệu là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp sớm đón đầu xu thế, bắt kịp với tốc độ chuyển đổi số trong và ngoài nước.
Tài liệu truyền thống hầu hết là các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng, các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy, tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu khó bảo quản,… Việc số hoá tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được nỗi lo trong việc bảo quản tài liệu.
Vậy doanh nghiệp cần phải nắm được quy trình số hoá tài liệu nào cho hiệu quả ?
Quy trình số hoá tài liệu
1. Sắp xếp phân loại chứng từ, tài liệu
– Hộp hồ sơ được sắp xếp theo quy định
– Tài liệu rời lẻ được sắp xếp vào hộp theo quy định
2. Quét tài liệu
– Lắp đặt thiết bị, mặt bằng thi công
– Tài khoản quét, cấu hình máy quét
– Quét chứng từ
– Upload ảnh quét lên phần mềm thi công
Sau khi thực hiện quét tài liệu doanh nghiệp thu được các file tài liệu điện tử PDF
3. Kiểm tra bản quét
– Hệ thống phân phối file .pdf cho tài khoản kiểm tra lần 1
– Kiểm tra chất lượng, tính chính xác của bản quét so với bản gốc
– Nếu sai, chuyển quét lại
4. Nhập dữ liệu
– Hệ thống phân phối file PDF đã được kiểm tra cho tài khoản nhập liệu
– Thực hiện nhập dữ liệu cho file PDF
Doanh nghiệp sẽ có trường dữ liệu Metadata từ đó việc kiểm soát tài liệu trở lên thuận tiện, dễ dàng hơn.
5. Kiểm trường dữ liệu nhập
Để đảm bảo sự chính xác của dữ liệu điện tử việc kiểm tra lại trường dữ liệu nhập là bước rất quan trọng
– Hệ thống phân phối file PDF và dữ liệu nhập liệu cho tài khoản kiểm tra lần 2
– Kiểm tra tính chính xác trường nhập liệu so với bản PDF
– Nếu sai, chuyển nhập lại
6. Kho tài liệu số
Lưu trữ file PDF và trường dữ liệu đã được kiểm tra
Trường dữ liệu sẽ được đưa vào kho lưu trữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu, một gợi ý của Cyber Eye dành cho bạn nên sử dụng phần mềm AXD để hỗ trợ lưu trữ tài liệu. AXD giúp doanh nghiệp tiết kiệm một chi phí lớn trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Tất cả các bước thực hiện số hoá tài liệu trên đều là quy trình thực hiện tự động số hoá chứng từ của AXE – Hệ thống triển khai số hóa tài liệu thông minh giúp các đơn vị, tổ chức có thể triển khai xử lý, tạo lập cơ sở dữ liệu lớn.
Ưu điểm của AXE sản phẩm tối ưu đến từ Cyber Eye
- AXE giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hoạt động
- Tăng khả năng truy xuất nguồn gốc của các phê duyệt.
- Khả năng mở rộng tiềm năng.
- Nâng cao khả năng hiển thị.
- Giảm thời gian không hiệu quả của người vận hành.
- Tự động hóa đầu cuối.
Cyber Eye đang là top đầu công ty về công nghệ OCR nhận dạng và bóc tách chữ viết tay Tiếng Việt cung cấp các giải pháp giúp cho các doanh nghiệp thay đổi mô thức thực hiện công việc, mọi quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh đã được cải tiến và tự động hóa, từ đó nâng cao hiệu quả năng suất, hiệu suất làm việc, giảm các chi phí quản trị vận hành với hệ sinh thái các sản phẩm công nghệ sau:
HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP – AXA.
HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHÍNH PHỦ – AX.DMS.
PHẦN MỀM SỐ HÓA QUY TRÌNH – AX.BPM.
PHẦN MỀM SỐ HÓA TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXE.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXD
Tì