Trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay, không có gì có thể phản đối việc tự động hóa doanh nghiệp là điều cần thiết để doanh nghiệp phát triển. Nhưng làm thế nào để tự động hóa quy trình thì lại là bài toán nan giải với nhiều lãnh đạo doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước gợi ý giúp người lãnh đạo tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả nhất.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu
Trước khi tiến hành tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ mục tiêu vì sao cần thực hiện giải pháp này. Những mục tiêu có thể là:
- Tự động hóa doanh để mang lại hiệu quả cho công việc, nâng cao năng suất hoạt động.
- Giải quyết các khó khăn, tồn động từ xu hướng làm việc truyền thống.
- Tối ưu hóa thời gian làm việc, cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm giúp nhân viên tập trung hoàn thành các dự án quan trọng hơn.
- …
Bước 2: Triển khai thực thi giải pháp
Điều quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và ổn định mà bất kỳ CEO cũng như Manager nào đều phải chú ý là: nền móng quy trình. Để nền móng quy trình vững chắc, bạn có thể áp dụng mô hình BPM Life Cycle (Business Process Management, tạm dịch: chu trình quản lý quy trình nghiệp vụ). Mô hình này được xây dựng và vận hành theo 5 giai đoạn:
- Thiết kế quy trình (Design)
- Mô hình hóa quy trình (Modelling)
- Kiểm soát quy trình (Execution)
- Đánh giá quy trình (Monitoring)
- Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình (Optimization)
Với giai đoạn mô hình hóa quy trình, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng theo công thức: 5W – 1H – 5M. Nội dung công thức là:
5W – 1H: Đưa ra câu trả lời cho 6 câu hỏi: Why, What, Where, When, Who, How. Với:
- Why: Tại sao cần tự động hóa doanh nghiệp?
- What: Nội dung của việc tự động hóa là gì?
- Where, When, Who: Tự động hóa doanh nghiệp tại đâu, khi nào và đối tượng là ai?
- How: Thực hiện tự động hóa doanh nghiệp như thế nào?
5M: Xác định nguồn lực
- Nhân lực (Man)
- Kinh phí (Money)
- Hệ thống cung ứng/nguyên vật liệu (Material)
- Máy móc/công nghệ (Machine)
- Phương pháp làm việc (Method)
Bước 3: Chọn phương thức tự động hóa thích hợp
Tiếp theo, doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn lựa một phần mềm công nghệ để thiết lập quy trình tự động hóa hiệu quả. Bạn có thể dựa trên các yếu tố sau để chọn lựa phần mềm:
- Cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên
- Phát hiện nhanh chóng những hạn chế, rủi ro, các điểm cần chú ý trong luồng công việc
- Có hệ thống báo cao trực quan giúp quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên
- Không giới hạn việc khởi tạo quy trình và giai đoạn trong mỗi quy trình
- Giao nhiệm vụ, công việc cần làm và xây dựng deadline cho mỗi cá nhân trong các quy trình làm việc
Bước 4: Đào tạo nhân viên
Thay đổi phương thức làm việc cũ bằng công nghệ mới không hề dễ dàng đối với mọi nhân viên. Vậy nên, ban lãnh đạo cần liên kết với bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo nhân viên. Với mục đích đảm bảo 100% nhân viên tiếp cận gần hơn với công nghệ mới, nắm vững các bước tự động hóa quy doanh nghiệp trên 2 nền tảng: website và ứng dụng di động.
Nếu trong quá trình đào tạo xuất hiện bộ phận chống đối, thiếu hợp tác, ban lãnh đạo cần đưa ra những biện pháp cứng rắn mang tính bắt buộc để răn đe.
Bước 5: Chú trọng kết quả
Thời gian đầu khi áp dụng tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần quan tâm việc ứng dụng công nghệ của nhân sự. Chẳng hạn như xem họ có tích cực thực thi không, các phòng ban phối hợp làm việc như thế nào, có hiệu quả không?
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ, lắng nghe ý kiến của nhân viên. Từ đó, xác định chính xác những vấn đề đang gặp phải và đưa ra biện pháp cải thiện.
Tự động hóa là việc làm thiết yếu giúp doanh nghiệp hoạt động mạnh mẽ trong thời buổi công nghệ hiện đại. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi liên quan, liên hệ ngay với Cyber Eye để được giải đáp nhanh chóng.
Hệ sinh thái sản phẩm công nghệ của Cyber Eye
Cyber Eye đang là top đầu công ty về công nghệ OCR. Chúng tôi cung cấp các giải pháp cho các doanh nghiệp mong muốn thay đổi mô thức thực hiện công việc. Mọi quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh đã được cải tiến và tự động hóa. Từ đó nâng cao hiệu quả năng suất, hiệu suất làm việc, giảm các chi phí quản trị vận hành với hệ sinh thái các sản phẩm công nghệ sau:
HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP – AXA.
HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHÍNH PHỦ – AX.DMS.
PHẦN MỀM SỐ HÓA QUY TRÌNH – AX.
PHẦN MỀM SỐ HÓA TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXE.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU THÔNG MINH – AXD