Với số lượng lớn văn bản hành chính như hiện nay, công đoạn xử lý thông tin văn bản gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang dần tìm hướng giải quyết. Vậy đâu là hướng giải quyết tốt nhất dành cho họ? Cùng Cyber Eye tìm hiểu thêm về nhận dạng bóc tách văn bản hành chính thông qua bài viết dưới đây!
Nhu cầu cần nhận dạng bóc tách VBHC
Tăng năng suất và hiệu quả trong công việc văn phòng
Nhận dạng bóc tách văn bản hành chính giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các tác vụ liên quan đến tài liệu hành chính. Công nghệ nhận dạng bóc VBHC cho phép đơn vị sử dụng chuyển đổi tài liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số. Điều này giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng và cơ quan hành chính.
Trước khi áp dụng công nghệ nhận dạng bóc tách văn bản nhiều cơ quan, doanh nghiệp loay hoanh trong việc xử lý tài liệu. Những lỗi sai trong quá trình nhập dữ liệu thủ công gây tốn nhiều thời gian của nhân viên văn phòng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Nhận dạng bóc tách văn bản hành chính giúp các đơn vị, doanh nghiệp rút ngắn đồng thời đơn giản hoá quy trình xử lý hồ sơ. Tự động hóa quy trình xử lý các yêu cầu từ khách hàng và giảm thiểu thời gian chờ đợi. Việc cung cấp dịch vụ tốt hơn giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng với cơ quan hành chính.
Công nghệ này cho phép tự động nhận dạng và phân loại các thông tin hành chính trong tài liệu, như số điện thoại, địa chỉ, tên người dùng, số CMND, số hộ khẩu. Từ đó, dịch vụ khách hàng có thể xử lý thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
Quản lý thông tin dữ liệu hiệu quả
Nhận dạng bóc tách văn bản hành chính giúp tự động hóa việc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý và tăng tính chính xác của thông tin được lưu trữ. Khi các thông tin hành chính được tự động nhận dạng và phân loại trong các tài liệu, các nhân viên quản lý dữ liệu có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Bên cạnh đó, công nghệ nhận dạng bóc tách văn bản hành chính cũng giúp giảm thiểu các lỗi trong việc nhập liệu và quản lý dữ liệu. Với khả năng tự động phát hiện và phân loại thông tin hành chính, các thông tin được nhập liệu và quản lý một cách chính xác hơn, giảm thiểu sự sai sót trong quá trình quản lý dữ liệu.
Nhận dạng bóc tách văn bản hành chính giúp được gì cho người dùng
Tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì xử lý tài liệu theo phương thức thủ công, người dùng sử dụng công nghệ nhận dạng bóc tách văn bản chỉ cần một vài thao tác đơn giản nó đã hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ cần thiết. Từ đó giảm thiểu thời gian xử lý tài liệu tạo điều kiện cho nhân viên văn phòng tập chung thực hiện những công việc khác nhằm cải thiện chất lượng của doanh nghiệp.
Dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin
Sau khi chuyển đổi tài liệu, văn bản hành chính thành các dạng dữ liệu số. Các cơ quan, doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin cho các đối tượng khác. Công nghệ nhận dạng bóc tách văn bản hành chính giúp người dùng dễ dàng truy cập vào thông tin từ bất kỳ đâu với kết nối internet. Các tài liệu trích xuất cũng có thể được lưu trữ trên đám mây để người dùng dễ dàng truy cập vào chúng từ bất kỳ thiết bị nào.
Mô tả chi tiết việc bóc tách văn bản hành chính
Dưới đây là các bước thực hiện việc bóc tách văn bản hành chính bao gồm:
Tiền xử lý: Bước này nhằm loại bỏ các thông tin không cần thiết như các ký hiệu đánh dấu, các đoạn văn không liên quan, các chữ số, dấu câu, định dạng văn bản…
Nhận dạng: Bước này dùng để xác định loại văn bản và các thành phần chính của nó như tiêu đề, ngày tháng, địa chỉ, tên, số điện thoại…
Phân tích cú pháp: Bước này nhằm phân tích cú pháp của các câu trong văn bản, xác định các thành phần như động từ, danh từ, tính từ, giới từ… từ đó tạo ra một cây phân tích cú pháp.
Trích xuất thông tin: Bước này nhằm trích xuất thông tin từ các thành phần đã xác định trong bước trước, ví dụ như tên người, địa chỉ, số điện thoại, thông tin về hộ chiếu, chứng minh thư, giấy phép lái xe…
Gom nhóm thông tin: Bước này thường được sử dụng để gom nhóm các thông tin liên quan với nhau thành một thông tin lớn hơn. Ví dụ, tên và địa chỉ của một người có thể được gom lại thành một thông tin về địa chỉ người đó.
Kiểm tra và xác nhận: Sau khi quá trình trích xuất thông tin hoàn tất, các thông tin trích xuất được kiểm tra và xác nhận lại tính chính xác. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, các thông tin cần được sửa đổi hoặc bổ sung.
AX-DOC giải pháp nhận dạng và bóc tách văn bản hành chính
AX DOC là giải pháp được Cyber Ey phát triển. Giải pháp cung cấp cho các đơn vị/ tổ chức/ cá nhân đang có nhu cầu số hóa tài liệu một giải pháp nhận dạng, trích xuất tự động các trường thông tin cần lấy từ các loại văn bản hành chính như: tờ trình, công văn, quyết định, thông báo,…giúp dễ dàng đưa vào các phần mềm quản lý văn bản, phần mềm thi công số hóa một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
CYBER EYE TECH
Hotline: 0947 63 9595
Email: info@cybereye.vn