Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở các lĩnh vực, tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử đã phát huy ưu điểm vượt trội so với tài liệu giấy. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã tối ưu hóa được quy trình quản lý; tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin; tiết kiệm kho tàng bảo quản, công sức của con người; đảm bảo an toàn thông tin…
Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử AXDMS của Cyber Eyet tự hào là hệ thống thông tin chuyên ngành hàng đầu về văn thư lưu trữ, cung cấp các chức năng, tính năng cho người dùng có thể thực hiện đúng, đủ, thuận tiện, nhanh chóng các thao tác nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ tài liệu theo đề án Lưu trữ tài liệu điện tử.
Hệ thống cũng cung cấp các khả năng tích hợp, trao đổi dữ liệu với trục liên thông dữ liệu LGSP và các hệ thống khác thông qua giao diện lập trình API.
Các tài liệu, dữ liệu đặc tả (metadata) được chuẩn hóa, lưu trữ, kiểm soát truy cập trong suốt vòng đời của một tài liệu. Vòng đời của một tài liệu bao gồm: thu thập, khai thác, bảo quản, tiêu hủy.
Mô hình tổng quan Hệ thống lưu trữ điện tử
Hệ thống có những ưu điểm
- Sự đầy đủ chức năng của hệ thống:
- Phân hệ Lưu trữ cơ quan: Đáp ứng theo đề án và phù hợp với tiêu chuẩn ISO 16175-2:2011
- Phân hệ Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành: Đáp ứng theo đề án và phù hợp với tiêu chuẩn ISO 17068 – 2017.
- Tối ưu hóa giao diện người dùng: hệ thống được nghiên cứu thiết kế đơn giản, hiệu quả, dễ tiếp cận, dễ sử dụng và tối ưu hóa mọi thao tác người dùng nhằm có được trải nghiệm tốt nhất với năng suất tối ưu.
- An ninh, an toàn dữ liệu và hệ thống: Hệ thống được thiết kế và áp dụng các tính năng kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, chống thoái thác trách nhiệm của người dùng. Hệ thống cũng sẵn có khả năng tích hợp các giải pháp bảo mật ở mức hệ thống cho phép kiểm soát an toàn bảo mật nhiều lớp.
- Tiêu chuẩn liên thông dữ liệu vào, ra: Đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đầu ra phục vụ cho việc liên thông dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống theo Thông tư 02/2019/TT-BNV.
- Linh hoạt đáp ứng thay đổi metadata: Cho phép người dùng có thể tùy biến cấu hình các loại meta khác nhau để áp dụng công việc lưu trữ đặc thù của nhiều lĩnh vực, ngành khác nhau.
- Định dạng file tài liệu: Đáp ứng theo quy định của Thông tư 02/2019/TT-BNV
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật khác về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước: Đáp ứng theo Thông tư 39/2017/TT-BTTTT Ban hành về Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước
- Quy mô triển khai linh hoạt: Cho phép triển khai riêng rẽ từng phân hệ Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử riêng rẽ hoặc triển khai đồng bộ cả 2 phân hệ trong một hệ thống.
- Mô hình triển khai mềm dẻo
- Cho thuê phần mềm: Phần mềm được triển khai dưới dạng như dịch vụ cho thuê (SaaS – Software as a Service); đảm bảo phục vụ nhiều tổ chức trên cùng một nền tảng (multi-tenant); có kiểm soát về chức năng; tính năng; thời gian sử dụng dịch vụ
- Cài đặt và chuyển giao theo yêu cầu: Cho phép thực hiện việc cài đặt hệ thống trên nền tảng hạ tầng máy chủ, mạng của khách hàng, chuyển giao hệ thống để khách hàng tự vận hành, khai thác; có kiểm soát về chức năng, tính năng, thời gian sử dụng của hệ thống;
- Chuẩn thiết kế theo Khung kiến trúc chính phủ Việt Nam 2.0: Có thiết kế Kiến trúc nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng, công nghệ an toàn thông tin phù hợp với Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0