Giải pháp quản lý văn bản, tài liệu thông minh cho đơn vị sản xuất
Công tác quản lý văn bản là một trong các hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức. Nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye được áp dụng cho dự án khách hàng là đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng, có quy mô gồm 04 công ty thành viên, 05 nhà máy và hơn 1000 đại lý phân phối trên toàn quốc.
Nhận thấy sự cần thiết và sự lớn dần của doanh nghiệp, khách hàng quyết định đưa giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye vào triển khai nhằm mục đích: Quản lý lưu trữ tất cả các văn bản và tối ưu hóa quy trình ISO 9001:2015; Hợp nhất toàn bộ văn bản và lữu trữ tập trung trong một cơ sở dữ liệu; Đẩy nhanh quy trình công việc giữa các đại lý, nhà máy với văn phòng trung tâm để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thực trạng quản lý tài liệu văn bản
Hiện nay các loại văn bản, tài liệu, hợp đồng được lưu trữ rời rạc. Trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, thiếu logic, mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc. Nhiệm vụ công việc được giao rời rạc qua nhiều kênh thông tin: E-mail, Zalo, Skype. CBNV và lãnh đạo không kiểm soát được trạng thái của công việc. Nhiệm vụ (Đã thực hiện, Đang thực hiện và Chưa thực hiện). Không biết được deadline của công việc, nhiệm vụ. Lãnh đạo không biết được CBNV nào thường xuyên quá deadline.
Hệ thống vận hành chung chưa tối ưu được tốc độ xử lý công việc. Dẫn đến đánh giá chất lượng công việc không minh bạch, theo cảm tính. CBNV không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các loại đề xuất (hồ sơ, tờ trình, văn bản của tôi). Hay nắm được quy trình có gặp vướng mắc gì không. Lãnh đạo tốn nhiều thời gian phê duyệt và không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt tại văn phòng hoặc đi công tác. Kéo theo đó doanh nghiệp tốn nhiều chi phí. Để chuyển phát hồ sơ trình ký, mất nhiều thời gian di chuyển để trình ký hồ sơ.
Giải pháp
Quản lý lịch làm việc
Các tính năng của giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye. Hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều khâu quản lý vận hành, cụ thể. Với những tính năng ghi nhận lịch làm việc giúp CBNV quản lý công việc cá nhân và công việc kết hợp. Thiết lập tùy chỉnh công việc lặp lại kèm thông báo nhắc việc của hệ thống. Đồng thời giúp CBNV quản lý công việc một cách trực quan, rõ ràng:
Quản lý luồng quy trình công việc
Tổ chức công việc theo quy trình chung của doanh nghiệp, giúp CBNV thực hiện nhiệm vụ theo quy trình được định sẵn kèm tính năng Ghi nhận công lao động thực tế phục vụ đo và báo cáo thời gian thực hiện công việc của CBNV.
Dashboard
Màn hình dashboard giúp người dùng truy cập nhanh tới các nhiệm vụ cần thực hiện.
Kết quả sau khi triển khai
Giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye. Phát huy tác dụng lớn trong việc hỗ trợ doanh nghiệp vận hành và quản lý. Trước khi sử dụng giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye. Dù đã có sẵn ISO 9001:2015 nhưng doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý công việc hàng ngày và hồ sơ tài liệu. Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý và vận hành giúp cho các quy trình công việc trở nên minh bạc, trực quan và rõ ràng; tốc độ luân chuyển giấy tờ để phê duyệt không còn gặp vướng mắc.
Giải pháp quản lý văn bản, tài liệu của Cyber Eye vận hành ổn định, hiệu suất hệ thống xử lý nhanh, ứng dụng được nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, PostgreSQL, Linux, Oracle… Đặc biệt, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép thiết lập nhiều điều kiện (điều kiện lồng ghép điều kiện). Doanh nghiệp có thể tự xây dựng khi có quy trình (thêm mới) được ban hành và sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp giải pháp.