Phần mềm Quản lý dự án đã số hóa toàn bộ quy trình thủ tục đầu tư dự án cho doanh nghiệp
Về PVEP
-
- Tổng Công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP) là đơn vị có bề dày truyền thống. Giữ vai trò chủ lực của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam trong lĩnh vực tìm kiếm thăm dò khai thác dầu khí cốt lõi của Tập đoàn.
- Phát huy vai trò là đơn vị tiên phong của Petrovietnam. Trong hội nhập kinh tế quốc tế và đầu tư ra nước ngoài. PVEP hiện tham gia hàng chục dự án dầu khí tại 14 quốc gia. Trong đó đã thu được sản lượng khai thác từ các mỏ Cendor. D30 tại Malaysia và đang đẩy nhanh các hoạt động khai thác tại Algeria, Peru…
- Các thành quả đã đạt được của PVEP. Đã góp phần cùng Công ty mẹ – Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam. Đóng góp rất quan trọng cho việc đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia. Điều tiết kinh tế vĩ mô của Chính phủ và bảo vệ chủ quyền biển đảo đất nước.
Tiền đề – Bài toán:
Với đặc thù đầu tư trong lĩnh vực dầu khí. PVEP gặp không ít vướng mắc trong quá trình triển khai các dự án liên quan đến trình tự, thủ tục đầu tư giữa:
- Luật Dầu khí
- Luật Đầu tư
- Luật Quản lý, sử dụng vốn Nhà nước…
Bên cạnh đó. Việc quản lý thông tin đầu tư nội bộ cũng gây ra không ít khó khăn cho PVEP trong công tác thống kê, kiểm soát và dự báo tình hình đầu tư. Cụ thể:
Thông tin dữ liệu về các kế hoạch. Dự án đang lưu trữ phân mảnh trên file Excel của từng phòng ban khác nhau. Dẫn đến tiến độ tổng hợp tra cứu dữ liệu bị chậm trễ.
PVEP chưa có nơi lưu trữ tập trung dữ liệu và báo cáo dự đoán số liệu tổng quan qua các thời kỳ.
Giải pháp “phần mềm quản lý trực tuyến về đầu tư”:
Để giải quyết các vấn đề trong công tác quản lý báo cáo thông tin đầu tư nội bộ. PVEP đã lựa chọn sử dụng Hệ thống quản lý trực tuyến về đầu tư – giải pháp công nghệ đến từ CE Tech.
Hệ thống hoạt động dựa trên số liệu đầu vào là thông tin chi tiết của các dự án cụ thể nằm trong kế hoạch đầu tư và đang thực hiện đầu tư của PVEP.
Các thông tin, chỉ số về dự án được thiết kế theo khung đặc thù của ngành. Và được chuyên viên upload lên phần mềm quản lý qua định dạng excel hoặc cập nhật trực tiếp lên hệ thống trên nền tảng web. Ngoài ra, hệ thống có hỗ trợ kết nối ngoài giúp cập nhật dữ liệu realtime từ file thông tin nằm ở hệ thống khác của doanh nghiệp để đổ lên phần mềm quản lý đầu tư trực tuyến.
Dựa trên thông tin dự án. Thành viên các phòng ban có thể thực hiện tác nghiệp (Ban Đầu tư Dự án cập nhật số liệu thực hiện thực tế của từng dự án lên phần mềm. Ban Chiến lược & Kế hoạch có thể tạo lập kế hoạch gồm nhiều dự án nhỏ để theo dõi thông tin chung). Từ đó dữ liệu của các ban ngành được kết nối với nhau qua các tiêu chí cụ thể:
-
- Các dự án được phân chia quản lý theo thời gian dự án. Kế hoạch ngắn hạn (hàng năm) – trung hạn (5 năm) – dài hạn (chiến lược 5-10 năm)
- Mỗi dự án được quản lý chi tiết thông qua các thông tin thuộc các chỉ số khác nhau. Thông tin hợp đồng, Thông tin tổng hợp, FDP, BCDT (báo cáo đầu tư), Kế hoạch, Thực hiện, Dự báo, Hiệu quả kinh tế, Tài liệu. Ví dụ:
Thông tin hợp đồng
Hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến hợp đồng. Với phần dữ liệu này, doanh nghiệp có thể lựa chọn để chuyên viên nhập liệu thông tin thủ công vào hệ thống, hoặc sử dụng công nghệ nhận dạng chữ in, chữ viết tay bóc tách thông tin tự động (AX). Giúp bóc tách dữ liệu trong file hợp đồng, trích xuất dữ liệu ra các trường quan trọng để lưu trữ tổng hợp hoặc phục vụ tìm kiếm thông tin về sau. Tuỳ vào nhu cầu khai thác sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp.
Tài liệu, hồ sơ dự án
- Cho phép kết nối tới tài liệu văn bản được lưu trữ trong Hệ thống số hóa, thu nhận,lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu (AXD). Được coi là kho lưu trữ trung tâm của doanh nghiệp. Để lấy ra các văn bản tài liệu liên quan tới dự án.
- Các kế hoạch thường xuyên được cập nhật qua các chỉ số đặc trưng trong ngành:
Danh sách dự án thuộc kế hoạch. Gia tăng trữ lượng (thông tin thực hiện qua từng quý, từng năm), Sản lượng, Đầu tư (được quản lý theo 4 chi phí đặc thù. CP dọn mỏ, CP thăm dò, CP phát triển, CP vận hành). Tài chính, Chi phí điều hành.
- Với các số liệu cụ thể được cập nhật thường xuyên liên tục. Đồng thời dựa trên các công thức tính toán đặc thù của ngành. Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo tổng quan kèm dự báo cụ thể theo từng dự án – kế hoạch cụ thể.
Với giải pháp Hệ thống quản lý trực tuyến về đầu tư từ Cyber Eye. PVEP có thể kiểm soát chi tiết vòng đời của các dự án và kế hoạch đầu tư. Các thành viên phòng ban Đầu tư Dự án và Chiến lược – Kế hoạch của PVEP có thể kết hợp làm việc mọi lúc mọi nơi trên một nền tảng chung bảo mật, tiếp cận được thông tin dữ liệu về báo cáo chi tiết kèm dự đoán tương lai đi kèm, xoá bỏ các khó khăn trong khâu quản lý thông tin đầu tư nội bộ lâu nay.