CASE STUDY 11: SỐ HÓA HỒ SƠ NHÂN SỰ

Sử dụng các phần mềm số hoá các loại hồ sơ nhân sự cũng là một giải pháp hiệu quả

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng. Nó lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự.

Những thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như là thông tin về:

• Sơ yếu lí lịch,
• Bảo hiểm,
• Lịch sử công tác của nhân sự,
• Lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân sự.

Những thông tin trong hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

2. Hồ sơ nhân viên gồm những gì?

Trước khi tìm hiểu quy định về lưu trữ, doanh nghiệp cần nắm rõ các thành phần chính trong hồ sơ nhân sự. Cụ thể như sau:

2.1. Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường, hồ sơ cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch của người lao động
• Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
• Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động

Nếu như người lao động ở trong công ty là người nước ngoài, người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên. Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cũng cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.

Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.

2.2. Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu như doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:

• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động.
• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.
• Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này coi như đã đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong doanh nghiệp.

2.3. Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc. Hồ sơ nhân sự cần lưu bao gồm:

• Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động.
• Phụ lục của hợp đồng lao động.
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động

Đối với một số những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động. Yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp.
Nhân viên chính thức cần yêu cầu cao hơn về giấy tờ. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quá trình lưu trữ giấy tờ của người lao động.

Tất cả các thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp. Hệ thống tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động AX do công ty CE TEch là chủ sở hữu, đạt độ chính xác cao và dễ tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng.

• Hệ thống cho phép số hóa dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự theo các giai đoạn sau:
  • Thu nhận thông tin ứng viên tham gia tuyển dụng
    • Đơn xin việc

• Dữ liệu về giấy tờ tùy thân (Các loại CMND/CCCD bao gồm loại 9 số, 12 số, CCCD chưa gắn chip, CCCD gắn chip)

• Dữ liệu về CV ứng viên

• Dữ liệu liên quan đến quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm

• Các trường dữ liệu tại giai đoạn Thu nhận thông tin ứng viên tham gia tuyển dụng đã được nhận dạng và trích xuất ra file xls phục vụ cho bộ phận tuyển dụng làm data ứng viên

• Nhận dạng và bóc tách phục vụ tra cứu thông tin hồ sơ nhân sự

• Hợp đồng lao động
• Các phụ lục liên quan đến hợp đồng
• Các bằng cấp liên quan