Tin công nghệ

Hoạt động công tác văn thư trên môi trường số

61 Views
Hoạt động văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng của các cơ quan tổ chức nhằm đảm bảo lưu trữ lâu dài, khai thác hiệu quả, có hệ thống các văn bản, tài liệu, hình ảnh, âm thanh...

Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nói chung có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã hình thành văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân.

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Với xu hướng chuyển đổi sổ mạnh mẽ hiện nay, Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách, chương trình hành động cụ thể để đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số. Đối với công tác Văn thư lưu trữ, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định số 458/QĐ-TTg ve ngày 03 tháng 4 năm 2020 Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” (sau đây gọi tắt là Đề án) . Đề án đã đề ra các mục tiêu và đối tượng áp dụng bao gồm: Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu

Để cụ thể hóa các mục tiêu của các đề án đã đưa ra nhằm đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số, các chỉ tiêu cụ thể được đưa ra bao gồm: 

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Bảo đảm 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

- Bảo đảm 100% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước và được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử;

- Bảo đảm tối thiểu 50% Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

-  Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

Đối tượng thực hiện

Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp. Các cơ quan, tổ chức khác căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án và quy định pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.

Với kinh nghiệm triển khai các dự án số hóa, phát triển hệ thống giải pháp phần mềm quản lý, CyberEye đã tiên phong nghiên cứu và phát triển Hệ thống Quản lý lưu trữ điện tử DAS nhằm đáp ứng nhu cầu mới về áp dụng công nghệ kỹ thuật và tiến trình chuyển đổi số của Việt Nam nói chung và trong ngành văn thư lưu trữ.

Hệ thống bao gồm đầy đủ các chức năng đáp ứng cho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành. Hệ thống cũng được thiết kế đáp ứng tiêu chuẩn ISO 14721 – Hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS) 

Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện việc nhận dạng bóc tách thông tin tự động với độ chính xác rất cao. Công nghệ bóc tách thông tin không chỉ xử lý các văn bản, tài liệu dưới dạng chữ in mà còn xử lý nhận dạng thông minh với các loại văn bản, tài liệu có chữ viết tay

Việc áp dụng các công nghệ xử lý hình ảnh, xử lý dữ liệu, các thiết kế tiêu chuẩn giúp cho Hệ thông Quản lý lưu trữ điện tử DAS có khả năng đáp ứng đầy đủ, linh hoạt các yêu cầu nghiệp vụ trong hoạt động văn thư lưu trữ với nhiều tiện ích , tính năng thông minh giúp nâng cao tính thân thiện, hiệu suất, tính chính xác dữ liệu, tiết kiệm chi phí.